Dalam aktivitas maintenance, masalah tidak selalu terjadi karena teknisi tidak mampu melakukan perbaikan. Sering kali masalah justru muncul karena pekerjaan maintenance tidak dikelola dengan baik.
Ada laporan kerusakan, tetapi belum jelas siapa yang mengerjakan. Teknisi sudah melakukan perbaikan, tetapi hasil pekerjaannya tidak tercatat. Spare part sudah digunakan, tetapi tidak diketahui untuk equipment mana. Bahkan terkadang pekerjaan dianggap selesai tanpa dokumentasi yang jelas.
Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan membutuhkan proses work order maintenance yang terstruktur.
Dengan bantuan software CMMS (Computerized Maintenance Management System), work order dapat dikelola mulai dari pembuatan pekerjaan, penentuan PIC, proses pengerjaan, hingga histori maintenance equipment.
Work order maintenance adalah dokumen atau perintah kerja yang berisi informasi mengenai pekerjaan maintenance yang harus dilakukan terhadap suatu equipment, mesin, kendaraan, atau fasilitas.
Work order menjadi penghubung antara laporan masalah atau jadwal maintenance dengan pekerjaan yang dilakukan oleh teknisi.
Dalam sebuah work order biasanya terdapat informasi seperti:
nomor work order;
equipment atau asset;
lokasi equipment;
jenis maintenance;
deskripsi pekerjaan;
tingkat prioritas;
tanggal pekerjaan;
teknisi atau PIC;
checklist pekerjaan;
spare part yang digunakan;
status pekerjaan;
catatan hasil maintenance.
Dengan adanya work order, aktivitas maintenance menjadi lebih mudah ditelusuri.
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki ratusan equipment dan beberapa teknisi.
Dalam satu hari dapat muncul berbagai kebutuhan maintenance:
Jika seluruh pekerjaan tersebut hanya disampaikan melalui chat atau komunikasi lisan, tim maintenance akan kesulitan menentukan pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Work order membantu perusahaan membuat proses tersebut lebih terstruktur.
Setiap pekerjaan memiliki informasi mengenai apa yang harus dikerjakan, equipment mana yang bermasalah, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana status pekerjaannya.
Pada perusahaan dengan jumlah equipment yang sedikit, work order berbasis kertas atau spreadsheet mungkin masih dapat digunakan.
Namun ketika aktivitas maintenance semakin besar, berbagai masalah mulai muncul.
Supervisor harus bertanya langsung kepada teknisi untuk mengetahui apakah pekerjaan sudah dimulai atau selesai.
Akibatnya, informasi status pekerjaan tidak selalu tersedia secara cepat.
Satu laporan kerusakan dapat diketahui banyak orang tetapi tidak ada teknisi yang secara jelas ditugaskan untuk mengerjakannya.
Masalah seperti ini dapat menyebabkan pekerjaan terlambat ditangani.
Ketika equipment mengalami kerusakan kembali, tim harus mencari dokumen lama atau bertanya kepada teknisi mengenai perbaikan sebelumnya.
Jika teknisi yang mengerjakan sudah tidak berada di perusahaan, informasi tersebut bahkan dapat hilang.
Tidak semua pekerjaan maintenance memiliki tingkat urgensi yang sama.
Kerusakan mesin produksi utama tentu dapat membutuhkan prioritas berbeda dibandingkan perbaikan fasilitas non-kritis.
Tanpa sistem yang baik, penentuan prioritas dapat menjadi tidak konsisten.
Teknisi mungkin sudah menyelesaikan pekerjaan, tetapi informasi seperti penyebab kerusakan, tindakan perbaikan, spare part yang digunakan, dan waktu pengerjaan tidak terdokumentasi.
Padahal data tersebut penting untuk evaluasi maintenance.
Secara umum, proses work order dapat dibagi menjadi beberapa tahapan.
Work order dapat berasal dari berbagai sumber.
Misalnya:
Informasi tersebut kemudian menjadi dasar pembuatan work order.
Supervisor atau sistem membuat work order berdasarkan pekerjaan yang harus dilakukan.
Informasi penting dimasukkan seperti equipment, lokasi, jenis pekerjaan, deskripsi masalah, tanggal, dan tingkat prioritas.
Work order kemudian diberikan kepada teknisi atau PIC yang bertanggung jawab.
Dengan demikian, tanggung jawab pekerjaan menjadi lebih jelas.
Supervisor juga dapat mengetahui siapa yang sedang menangani pekerjaan tertentu.
Teknisi melakukan inspeksi atau perbaikan sesuai work order.
Pada tahap ini, teknisi dapat mencatat tindakan yang dilakukan serta komponen atau spare part yang digunakan.
Status pekerjaan dapat berubah sesuai progresnya, misalnya:
Open → Assigned → In Progress → Completed → Closed
Struktur status dapat berbeda tergantung prosedur masing-masing perusahaan.
Tujuannya adalah memberikan visibilitas terhadap kondisi setiap pekerjaan.
Setelah teknisi menyelesaikan pekerjaan, supervisor dapat melakukan pengecekan atau approval jika diperlukan.
Tahap ini memastikan pekerjaan telah dilakukan sesuai kebutuhan.
Setelah selesai, work order tidak seharusnya hilang begitu saja.
Informasi pekerjaan menjadi bagian dari maintenance history equipment.
Ketika equipment mengalami masalah di kemudian hari, tim dapat melihat histori perbaikan sebelumnya.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki pompa produksi dengan kode PUMP-001.
Operator menemukan suara dan getaran yang tidak normal.
Work order kemudian dibuat:
Equipment: PUMP-001
Lokasi: Production Area
Jenis Maintenance: Corrective Maintenance
Masalah: Getaran abnormal pada pompa
Priority: High
PIC: Maintenance Technician
Status: Open
Teknisi melakukan inspeksi dan menemukan bearing mulai mengalami kerusakan.
Setelah bearing diganti, teknisi mencatat:
Action: Replacement bearing
Spare Part: Bearing 6205
Result: Equipment kembali beroperasi normal
Status: Completed
Informasi tersebut kemudian tersimpan sebagai histori PUMP-001.
Jika tiga bulan kemudian masalah serupa terjadi kembali, tim maintenance dapat mengetahui bahwa bearing pernah diganti sebelumnya.
Data tersebut dapat menjadi dasar untuk investigasi lebih lanjut.
Work order dapat digunakan untuk berbagai jenis maintenance.
Dibuat berdasarkan jadwal maintenance.
Contohnya:
inspeksi bulanan;
penggantian oli;
lubrication;
pengecekan belt;
pemeriksaan panel;
kalibrasi;
cleaning.
Tujuannya adalah mencegah kerusakan sebelum terjadi.
Dibuat ketika ditemukan masalah atau kerusakan.
Contohnya:
motor tidak dapat beroperasi;
pompa bocor;
conveyor berhenti;
AC tidak dingin;
kendaraan mengalami masalah.
Tujuannya adalah memperbaiki equipment agar kembali berfungsi.
Kedua jenis pekerjaan tersebut sebaiknya tercatat dalam satu sistem sehingga perusahaan mendapatkan histori maintenance yang lengkap.
Mengelola work order menggunakan software CMMS memungkinkan proses maintenance dilakukan secara terpusat.
Supervisor dapat melihat pekerjaan yang masih open, sedang dikerjakan, overdue, maupun sudah selesai.
Teknisi mendapatkan informasi pekerjaan yang lebih jelas.
Manajemen mendapatkan data maintenance untuk kebutuhan monitoring dan evaluasi.
Beberapa fungsi CMMS dalam pengelolaan work order antara lain:
membuat work order;
menentukan equipment;
menentukan PIC;
menentukan prioritas pekerjaan;
mengatur jadwal maintenance;
mencatat aktivitas teknisi;
mencatat penggunaan spare part;
memonitor status pekerjaan;
menyimpan histori maintenance;
menghasilkan laporan maintenance.
Dengan sistem terpusat, perusahaan tidak perlu mengandalkan informasi yang tersebar di berbagai file dan percakapan.
Salah satu nilai terbesar dari digitalisasi work order adalah terbentuknya maintenance history.
Setiap pekerjaan yang dilakukan terhadap equipment menghasilkan data.
Dalam jangka panjang, perusahaan dapat mengetahui:
Informasi tersebut dapat membantu tim maintenance melakukan evaluasi terhadap reliability equipment.
Ketika data work order sudah terkumpul secara konsisten, perusahaan dapat mulai menggunakan berbagai indikator maintenance.
Salah satunya adalah MTTR (Mean Time to Repair) untuk melihat rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam melakukan perbaikan.
Perusahaan juga dapat menggunakan MTBF (Mean Time Between Failures) untuk melihat rata-rata waktu operasi equipment di antara dua kegagalan.
Data work order menjadi salah satu fondasi penting untuk menghasilkan analisis tersebut.
Karena itu, digitalisasi maintenance bukan hanya tentang mengganti kertas dengan aplikasi.
Tujuan yang lebih besar adalah membangun data maintenance yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Perusahaan mulai membutuhkan sistem work order yang lebih terstruktur ketika:
jumlah equipment semakin banyak;
jumlah teknisi bertambah;
perusahaan memiliki banyak lokasi;
pekerjaan maintenance sering terlambat;
laporan kerusakan tersebar di grup chat;
supervisor sulit mengetahui status pekerjaan;
histori maintenance sulit ditemukan;
pekerjaan preventive sering terlewat;
penggunaan spare part sulit ditelusuri;
laporan maintenance membutuhkan waktu lama untuk dibuat.
Jika kondisi tersebut mulai terjadi, penggunaan spreadsheet saja biasanya akan semakin sulit dipertahankan.
Venus CMMS membantu perusahaan mengelola proses maintenance secara lebih terstruktur melalui sistem yang terintegrasi.
Aktivitas maintenance dapat dihubungkan dengan data equipment, lokasi, PIC, preventive maintenance, transaksi maintenance, hingga histori pekerjaan.
Dengan sistem terpusat, tim dapat mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan sekaligus memonitor progresnya.
Supervisor juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas maintenance berdasarkan equipment maupun PIC yang bertanggung jawab.
Data pekerjaan yang telah selesai selanjutnya menjadi histori yang dapat digunakan untuk evaluasi maintenance.
Banyak perusahaan memulai maintenance dengan pola sederhana:
Ada kerusakan → teknisi dipanggil → mesin diperbaiki → selesai.
Masalahnya, ketika perusahaan berkembang, pola tersebut sulit dipertahankan.
Jumlah equipment bertambah.
Lokasi bertambah.
Teknisi bertambah.
Jumlah pekerjaan bertambah.
Pada titik tersebut, perusahaan membutuhkan proses yang mampu menjawab dengan cepat:
Work order yang terintegrasi dengan CMMS membantu perusahaan mendapatkan jawaban tersebut dari satu sistem.
Work order maintenance merupakan bagian penting dalam pengelolaan maintenance modern.
Work order membantu perusahaan mengubah laporan kerusakan dan jadwal maintenance menjadi pekerjaan yang memiliki PIC, prioritas, status, dokumentasi, dan histori yang jelas.
Ketika jumlah equipment dan aktivitas maintenance semakin besar, pengelolaan work order secara manual dapat menyebabkan informasi tersebar dan pekerjaan sulit dipantau.
Dengan software CMMS, seluruh proses tersebut dapat dikelola secara terpusat.
Venus CMMS membantu perusahaan mengelola equipment, preventive maintenance, work order, PIC, histori maintenance, dan laporan dalam satu sistem terintegrasi.
Jika perusahaan Anda masih mengelola pekerjaan maintenance melalui spreadsheet, kertas, atau grup chat, digitalisasi work order dapat menjadi langkah awal untuk membangun proses maintenance yang lebih terstruktur.
Ingin melihat bagaimana Venus CMMS dapat digunakan untuk mengelola work order di perusahaan Anda?
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus CMMS.
