Mesin mengalami kerusakan. Teknisi sudah menemukan penyebabnya dan perbaikan sebenarnya hanya membutuhkan satu komponen.
Masalahnya, spare part yang dibutuhkan ternyata tidak tersedia di gudang.
Akibatnya, mesin harus menunggu sampai spare part datang. Pekerjaan maintenance yang seharusnya dapat selesai dalam beberapa jam berubah menjadi downtime berhari-hari.
Sebaliknya, menyimpan terlalu banyak spare part juga bukan solusi. Stok berlebihan akan mengikat modal, memenuhi ruang penyimpanan, dan berisiko menjadi obsolete sebelum digunakan.
Karena itu, perusahaan membutuhkan spare part management yang baik.
Spare part management adalah proses mengelola kebutuhan, persediaan, penggunaan, dan ketersediaan suku cadang yang digunakan untuk aktivitas maintenance.
Tujuannya sederhana:
spare part yang tepat tersedia ketika dibutuhkan, dalam jumlah yang sesuai.
Namun dalam praktiknya, pengelolaan spare part dapat menjadi kompleks ketika perusahaan memiliki:
ratusan atau ribuan equipment;
banyak jenis spare part;
beberapa warehouse;
banyak teknisi;
beberapa site;
frekuensi maintenance yang tinggi.
Tanpa sistem yang baik, perusahaan dapat mengalami dua kondisi ekstrem:
stockout atau overstock.
Keduanya sama-sama memiliki dampak terhadap operasional dan biaya.
Kecepatan maintenance tidak hanya ditentukan oleh kemampuan teknisi.
Ketersediaan spare part juga sangat berpengaruh.
Misalnya sebuah conveyor berhenti karena bearing rusak.
Teknisi dapat menemukan penyebab masalah dalam 30 menit.
Penggantian bearing mungkin hanya membutuhkan satu jam.
Namun jika bearing tidak tersedia, equipment tetap tidak dapat beroperasi.
Artinya, waktu perbaikan teknis mungkin hanya 1,5 jam, tetapi downtime aktual dapat menjadi jauh lebih panjang karena menunggu spare part.
Karena itu, pengelolaan spare part merupakan bagian penting dari maintenance management.
Ini adalah salah satu masalah paling umum.
Sistem menunjukkan stok tersedia, tetapi ketika teknisi datang ke gudang ternyata barang sudah habis.
Hal tersebut dapat terjadi karena transaksi penggunaan tidak tercatat secara konsisten.
Untuk menghindari kehabisan barang, perusahaan terkadang menyimpan spare part dalam jumlah terlalu banyak.
Masalahnya, tidak semua spare part sering digunakan.
Akibatnya, modal tertahan dalam inventory yang jarang bergerak.
Teknisi mengambil bearing, seal, belt, atau komponen lain.
Namun penggunaan tersebut tidak dikaitkan dengan equipment atau work order tertentu.
Akhirnya perusahaan hanya mengetahui:
stok berkurang.
Tetapi tidak mengetahui:
spare part tersebut digunakan untuk mesin apa dan pekerjaan apa.
Di sistem tercatat 10 unit.
Ketika dilakukan pengecekan fisik ternyata hanya tersisa 6.
Perbedaan tersebut membuat tim maintenance tidak dapat mengandalkan informasi inventory ketika membutuhkan spare part.
Tanpa histori penggunaan, perusahaan kesulitan mengetahui:
spare part yang fast moving;
spare part yang jarang digunakan;
komponen yang sering rusak;
equipment yang mengonsumsi banyak spare part.
Padahal informasi tersebut dapat membantu perencanaan inventory.
Bayangkan sebuah mesin produksi mengalami breakdown pukul 08.00.
Teknisi melakukan diagnosis dan pada pukul 09.00 menemukan bahwa bearing harus diganti.
Waktu penggantian bearing:
2 jam.
Namun bearing tidak tersedia.
Purchasing kemudian melakukan pembelian dan barang baru tiba keesokan harinya pukul 13.00.
Secara teknis pekerjaan hanya membutuhkan sekitar dua jam.
Tetapi mesin dapat berhenti lebih dari satu hari karena menunggu spare part.
Dalam kasus seperti ini, penyebab downtime panjang bukan kemampuan teknisi.
Masalahnya adalah availability spare part.
Jika stockout menyebabkan downtime, apakah solusinya menyimpan semua spare part sebanyak mungkin?
Tidak.
Overstock juga memiliki konsekuensi.
Perusahaan harus mengeluarkan modal untuk membeli inventory yang belum tentu segera digunakan.
Selain itu, beberapa spare part dapat:
mengalami korosi;
rusak selama penyimpanan;
memiliki umur penyimpanan;
menjadi obsolete;
tidak lagi digunakan karena equipment sudah diganti.
Karena itu, tujuan spare part management bukan memiliki stok sebanyak mungkin.
Tujuannya adalah memiliki stok yang sesuai dengan kebutuhan dan risiko operasional.
Salah satu kesalahan dalam inventory maintenance adalah memperlakukan seluruh spare part dengan cara yang sama.
Padahal karakteristik setiap komponen berbeda.
Komponen yang kegagalannya dapat menghentikan equipment kritikal dan sulit diperoleh dengan cepat.
Komponen seperti ini biasanya membutuhkan perhatian khusus terhadap safety stock.
Spare part yang sering digunakan.
Contohnya dapat berupa:
filter;
belt;
bearing tertentu;
seal;
lubricant;
fuse.
Spare part yang jarang digunakan tetapi tetap diperlukan untuk kondisi tertentu.
Material yang digunakan secara rutin dalam aktivitas maintenance.
Contohnya lubricant, cleaning material, atau material pendukung lainnya.
Klasifikasi membantu perusahaan menentukan strategi inventory yang berbeda untuk setiap jenis spare part.
Minimum stock adalah jumlah minimum persediaan yang ingin dipertahankan agar risiko kehabisan barang dapat dikurangi.
Misalnya:
Bearing 6205
Current Stock: 12
Minimum Stock: 5
Ketika stok mendekati atau berada di bawah batas minimum, perusahaan dapat mulai melakukan proses replenishment.
Penentuan minimum stock tidak sebaiknya dilakukan secara sembarangan.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain:
rata-rata penggunaan;
lead time supplier;
tingkat kritikal spare part;
kemungkinan kerusakan equipment;
jumlah equipment yang menggunakan komponen tersebut.
Konsep lain yang umum digunakan adalah reorder point.
Reorder point merupakan level persediaan ketika perusahaan perlu mulai melakukan pemesanan kembali.
Secara sederhana, perusahaan perlu mempertimbangkan konsumsi spare part selama waktu tunggu supplier dan safety stock.
Contohnya:
Dengan demikian, barang baru dapat tiba sebelum inventory mencapai kondisi kritis.
Pengelolaan spare part akan lebih berguna ketika perusahaan mengetahui hubungan antara spare part dan equipment.
Contohnya:
Bearing 6205
Digunakan oleh:
Motor M-001
Motor M-002
Pump P-005
Conveyor CV-003
Dengan informasi tersebut, tim maintenance dapat mengetahui equipment mana yang terdampak apabila stok bearing tersebut habis.
Hubungan ini juga membantu dalam perencanaan spare part untuk equipment kritikal.
Ketika teknisi menggunakan spare part, penggunaannya sebaiknya dicatat pada work order.
Contohnya:
Work Order: WO-2026-00521
Equipment: Pump P-101
Problem: Leakage
Action: Mechanical seal replacement
Spare Part: Mechanical Seal MS-220
Quantity: 1
Dengan pencatatan tersebut, perusahaan mengetahui dengan jelas ke mana spare part digunakan.
Histori equipment kemudian juga dapat menunjukkan bahwa mechanical seal pernah diganti pada tanggal tertentu.
Data penggunaan spare part tidak hanya berguna untuk inventory.
Data tersebut juga dapat memberikan informasi mengenai reliability equipment.
Misalnya satu pompa menggunakan mechanical seal:
Januari → 1 seal
Maret → 1 seal
Mei → 1 seal
Juli → 1 seal
Jika seal seharusnya memiliki masa penggunaan yang jauh lebih panjang, frekuensi penggantian tersebut dapat menjadi sinyal adanya masalah lain.
Tim maintenance dapat melakukan investigasi terhadap:
alignment;
pressure;
vibration;
installation;
kualitas spare part;
kondisi operasi.
Dengan demikian, data spare part dapat membantu menemukan pola kerusakan.
Preventive maintenance juga membutuhkan spare part.
Misalnya jadwal maintenance bulan depan membutuhkan:
20 oil filter;
10 air filter;
15 liter lubricant;
8 belt.
Jika kebutuhan tersebut sudah diketahui dari jadwal preventive maintenance, tim dapat mempersiapkan material sebelum pekerjaan dimulai.
Hal ini membuat proses maintenance lebih terencana.
Bukan:
Work order dibuat → teknisi datang → spare part ternyata tidak tersedia.
Tetapi:
Schedule → Work Order → Spare Part Preparation → Maintenance Execution.
Setiap penggunaan spare part sebaiknya menjadi bagian dari histori equipment.
Misalnya:
Equipment: Compressor C-01
| Tanggal | Work Order | Spare Part | Qty |
|---|---|---|---|
| 10 Jan | WO-0012 | Air Filter | 1 |
| 15 Mar | WO-0089 | Drive Belt | 2 |
| 20 Jun | WO-0172 | Bearing | 1 |
| 5 Sep | WO-0291 | Drive Belt | 2 |
Dari histori tersebut, perusahaan dapat mengetahui komponen apa yang sering diganti.
Informasi ini berguna untuk maintenance planning maupun inventory planning.
Spreadsheet dapat digunakan untuk mengelola stok spare part dalam skala kecil.
Namun ketika aktivitas meningkat, perusahaan perlu menghubungkan banyak informasi:
Spare Part
↓
Warehouse
↓
Stock
↓
Equipment
↓
Work Order
↓
Technician
↓
Maintenance History
Jika masing-masing data berada pada spreadsheet berbeda, tim harus melakukan rekonsiliasi secara manual.
Risiko perbedaan data juga meningkat.
CMMS (Computerized Maintenance Management System) membantu menghubungkan aktivitas maintenance dengan data equipment dan material yang digunakan.
Ketika spare part digunakan untuk sebuah pekerjaan, transaksi tersebut dapat dikaitkan dengan work order dan equipment.
Dengan demikian perusahaan dapat memiliki visibilitas lebih baik mengenai:
spare part yang digunakan;
jumlah penggunaan;
equipment pengguna;
pekerjaan terkait;
histori penggunaan;
kebutuhan maintenance.
CMMS membuat data inventory maintenance tidak berdiri sendiri.
Data tersebut menjadi bagian dari proses maintenance secara keseluruhan.
Venus CMMS membantu perusahaan mengelola aktivitas maintenance melalui sistem yang terintegrasi.
Data equipment, PIC, preventive maintenance, work order, transaksi maintenance, dan histori pekerjaan dapat dikelola secara lebih terstruktur.
Dengan menghubungkan aktivitas maintenance dan penggunaan spare part, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih jelas mengenai kebutuhan maintenance equipment.
Tim maintenance dapat mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan.
Supervisor dapat memonitor progres pekerjaan.
Sedangkan histori equipment memberikan informasi mengenai pekerjaan dan komponen yang pernah digunakan sebelumnya.
Spare part management yang baik tidak hanya menjawab:
“Stok bearing masih ada?”
Sistem maintenance yang lebih matang seharusnya membantu perusahaan menjawab:
Bearing digunakan untuk equipment apa?
Berapa rata-rata pemakaiannya?
Equipment mana yang paling sering mengganti bearing?
Berapa stok yang tersedia?
Kapan harus melakukan reorder?
Apakah preventive maintenance berikutnya membutuhkan bearing tersebut?
Apakah frekuensi penggantian komponen masih normal?
Ketika data maintenance dan inventory saling terhubung, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik.
Spare part management adalah bagian penting dari maintenance management.
Ketersediaan spare part yang buruk dapat membuat downtime jauh lebih lama meskipun proses perbaikannya sederhana.
Namun menyimpan terlalu banyak spare part juga dapat meningkatkan inventory cost dan mengikat modal perusahaan.
Karena itu, perusahaan perlu mengelola spare part berdasarkan kebutuhan, tingkat kritikal, histori penggunaan, dan rencana maintenance.
Yang tidak kalah penting adalah menghubungkan penggunaan spare part dengan equipment dan work order.
Dengan software CMMS, perusahaan dapat membangun proses maintenance yang lebih terstruktur dengan data equipment, pekerjaan, PIC, histori, dan penggunaan material yang saling terhubung.
Masih sulit mengetahui spare part digunakan untuk mesin dan pekerjaan apa?
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus CMMS.
