Purchase Order sudah dibuat.
Approval sudah selesai.
Supplier sudah menerima pesanan.
Namun beberapa hari kemudian, barang belum juga datang.
Warehouse menunggu.
Production mulai kekurangan material.
Sales menanyakan kapan barang tersedia.
Purchasing kemudian harus membuka email, WhatsApp, dan spreadsheet untuk mencari tahu status masing-masing PO.
Masalah seperti ini sering terjadi ketika perusahaan hanya fokus pada proses pembuatan Purchase Order, tetapi belum memiliki kontrol yang baik terhadap Outstanding PO dan Supplier Lead Time.
Padahal proses purchasing belum selesai ketika PO disetujui.
Purchasing baru benar-benar selesai ketika barang atau jasa yang dipesan sudah diterima sesuai quantity, kualitas, harga, dan jadwal yang disepakati.
Karena itu, perusahaan perlu mengetahui:
PO mana yang masih terbuka
berapa quantity yang belum diterima
kapan barang seharusnya datang
supplier mana yang sering terlambat
PO mana yang sudah melewati due date
kebutuhan mana yang dapat menghambat production atau sales
Dengan ERP, informasi tersebut dapat dikelola dalam satu alur transaksi yang lebih terstruktur.
Outstanding Purchase Order adalah Purchase Order yang belum sepenuhnya diselesaikan atau belum diterima sesuai quantity yang dipesan.
Contohnya:
Purchase Order:
1.000 unit.
Barang sudah diterima:
700 unit.
Outstanding:
300 unit
Artinya PO tersebut masih terbuka karena masih ada quantity yang belum diterima.
Misalnya perusahaan memiliki PO:
PO-2026-0152
Supplier:
PT Supplier ABC
Item:
Material A
Order Quantity:
5.000 kg
Received:
3.000 kg
Outstanding:
2.000 kg
Expected Delivery:
15 Oktober 2026
Jika tanggal sekarang sudah melewati tanggal delivery tetapi 2.000 kg belum diterima, PO tersebut perlu ditindaklanjuti.
Outstanding PO menunjukkan komitmen pembelian yang belum selesai.
Informasi ini penting untuk:
Purchasing
Warehouse
Production
Finance
Management
Purchasing perlu follow-up supplier.
Warehouse perlu mempersiapkan penerimaan.
Production perlu mengetahui material yang belum tersedia.
Finance perlu memahami komitmen pembayaran yang akan datang.
Management perlu melihat risiko keterlambatan supply.
Salah satu kesalahan umum adalah menganggap pekerjaan purchasing selesai ketika Purchase Order sudah approved.
Padahal setelah PO dibuat masih ada proses:
Purchase Order
↓
Supplier Confirmation
↓
Expected Delivery
↓
Goods Receipt
↓
Quantity Check
↓
Supplier Invoice
↓
Account Payable
Jika barang belum diterima, purchasing masih memiliki outstanding commitment.
Supplier Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan dilakukan sampai barang diterima.
Contohnya:
PO Date:
1 Oktober.
Goods Receipt:
11 Oktober.
Actual Lead Time:
10 hari.
Jika supplier menjanjikan lead time:
7 hari,
maka supplier terlambat:
3 hari.
Data seperti ini penting untuk supplier evaluation.
Perusahaan sebaiknya membedakan:
Waktu yang disepakati atau diperkirakan.
Contoh:
7 hari.
Waktu aktual dari PO sampai barang diterima.
Contoh:
11 hari.
Variance:
+4 hari
Jika hal ini sering terjadi, supplier sebenarnya memiliki lead time lebih lama daripada yang digunakan dalam planning.
Lead time memengaruhi kapan perusahaan harus melakukan pemesanan.
Misalnya:
Average usage:
100 unit per hari.
Supplier Lead Time:
10 hari.
Artinya selama menunggu barang datang, perusahaan dapat menggunakan:
1.000 unit.
Jika purchasing baru melakukan order ketika stok tinggal 500 unit, perusahaan berisiko stockout sebelum barang datang.
Karena itu, supplier lead time harus menjadi bagian dari inventory planning.
Contohnya:
Current Stock:
600 unit.
Usage:
100 unit per hari.
Barang akan habis dalam:
6 hari.
Outstanding PO:
1.000 unit.
Supplier seharusnya datang:
10 hari lagi.
Artinya terdapat gap:
4 hari.
Walaupun perusahaan sudah memiliki PO, stockout masih dapat terjadi.
Ini menunjukkan bahwa memiliki Purchase Order tidak sama dengan memiliki barang tersedia.
Pada perusahaan manufaktur, keterlambatan satu material dapat menghentikan seluruh production order.
Contohnya:
Production membutuhkan:
Material A
Material B
Material C
Material A dan B tersedia.
Material C masih outstanding.
Walaupun Material C hanya memiliki nilai kecil, production tetap tidak dapat berjalan.
Karena itu, outstanding PO harus dikaitkan dengan criticality material.
Tidak semua PO memiliki tingkat urgensi yang sama.
Contohnya:
Material A:
stok masih cukup untuk 30 hari.
Material B:
stok hanya cukup untuk 2 hari.
Keduanya memiliki PO outstanding.
Tetapi Material B jelas lebih kritis.
Purchasing dapat memprioritaskan follow-up berdasarkan:
stock level
production schedule
customer order
delivery date
material criticality
Purchasing juga dapat memengaruhi customer delivery.
Misalnya perusahaan distributor menerima Sales Order:
500 unit.
Current Stock:
200 unit.
Outstanding PO:
500 unit.
Jika supplier terlambat, customer juga ikut menunggu.
Sales akhirnya harus menjelaskan keterlambatan yang sebenarnya berasal dari supply chain.
Karena itu, visibility terhadap outstanding PO penting lintas departemen.
Supplier tidak selalu mengirim seluruh quantity dalam satu kali pengiriman.
Contohnya:
PO:
1.000 unit.
Delivery pertama:
400 unit.
Delivery kedua:
300 unit.
Outstanding:
300 unit.
ERP harus dapat menunjukkan:
Ordered:
1.000
Received:
700
Outstanding:
300
Dengan begitu purchasing tidak salah menganggap PO sudah selesai.
Jika warehouse hanya mengubah status PO menjadi “received” setelah pengiriman pertama, sisa quantity dapat terlewat.
Sebaliknya, jika penerimaan tidak dikaitkan dengan PO, purchasing sulit mengetahui quantity mana yang masih outstanding.
Dengan ERP, Goods Receipt dapat mengurangi outstanding quantity pada PO.
Purchase Order:
2.000 kg.
Receipt 1:
800 kg.
Outstanding:
1.200 kg.
Receipt 2:
700 kg.
Outstanding:
500 kg.
Receipt 3:
500 kg.
Outstanding:
Status:
Completed
Alur seperti ini memberikan visibility yang lebih jelas.
Overdue PO adalah Purchase Order yang melewati tanggal delivery tetapi belum selesai diterima.
Contohnya:
Expected Delivery:
10 Oktober.
Hari ini:
16 Oktober.
Outstanding Quantity:
500 unit.
PO tersebut overdue:
6 hari.
ERP dapat membantu membuat report PO yang sudah melewati expected delivery date.
Karena semakin lama overdue, semakin besar risiko terhadap:
stockout
production delay
customer delay
emergency purchase
biaya ekspedisi
pembelian dari supplier alternatif
Purchasing tidak seharusnya menunggu user lain mengeluh baru melakukan follow-up.
PO juga dapat dianalisis berdasarkan umur.
Contohnya:
0–7 hari
8–14 hari
15–30 hari
31–60 hari
60 hari
Outstanding PO yang sudah terlalu lama perlu diperiksa.
Apakah:
supplier belum mengirim?
barang sebenarnya sudah diterima tetapi belum diinput?
order dibatalkan?
PO masih menggantung?
perlu ditutup?
Perusahaan sering memiliki PO lama yang sebenarnya sudah tidak aktif.
Namun sistem masih menunjukkan sebagai outstanding.
Akibatnya:
purchase commitment terlihat terlalu tinggi
planning menjadi tidak akurat
supplier outstanding report penuh dengan transaksi lama
user sulit fokus pada PO yang benar-benar aktif
Karena itu, PO lama perlu direview secara berkala.
Purchase Order dapat memiliki status seperti:
Draft
Pending Approval
Approved
Sent to Supplier
Partially Received
Fully Received
Closed
Cancelled
Status membantu user memahami posisi transaksi.
Setiap PO idealnya memiliki expected delivery date.
Contohnya:
PO Date:
1 Oktober.
Lead Time Supplier:
14 hari.
Expected Delivery:
15 Oktober.
Purchasing kemudian dapat membandingkan tanggal aktual penerimaan dengan expected date.
Salah satu KPI supplier adalah On-Time Delivery.
Secara sederhana:
On-Time Delivery % = Delivery Tepat Waktu ÷ Total Delivery × 100%
Contohnya:
Supplier melakukan:
20 pengiriman.
Tepat waktu:
On-Time Delivery:
80%.
Data ini membantu supplier evaluation.
Supplier A:
Harga lebih murah 5%.
Tetapi sering terlambat.
Supplier B:
Harga sedikit lebih tinggi.
Namun lead time konsisten.
Jika keterlambatan Supplier A menyebabkan:
production stop
emergency purchase
overtime
customer delay
maka total cost dapat menjadi lebih tinggi.
Karena itu, supplier performance tidak hanya diukur dari harga.
Selain harga, perusahaan dapat melihat:
Apakah supplier datang sesuai jadwal?
Berapa hari rata-rata pengiriman?
Seberapa konsisten delivery?
Apakah quantity sesuai PO?
Berapa banyak barang yang diterima tanpa reject?
Apakah harga aktual sesuai kesepakatan?
Supplier evaluation menjadi lebih objektif ketika menggunakan data transaksi.
PO yang sudah approved menunjukkan perusahaan memiliki komitmen pembelian.
Contohnya:
Outstanding PO Value:
Rp5 miliar.
Artinya perusahaan berpotensi memiliki cash out di masa depan.
Finance dapat menggunakan informasi tersebut untuk cash planning.
Misalnya:
Outstanding PO Oktober:
Rp2 miliar.
November:
Rp3 miliar.
Desember:
Rp1,5 miliar.
Informasi tersebut belum berarti pembayaran langsung terjadi pada tanggal tersebut.
Namun finance dapat menggunakannya sebagai salah satu input untuk memperkirakan kewajiban yang akan datang.
Purchase Order belum otomatis menjadi hutang supplier.
Secara sederhana:
Purchase Order
menunjukkan komitmen pembelian.
Goods Receipt
menunjukkan barang sudah diterima.
Supplier Invoice
membentuk kewajiban sesuai proses perusahaan.
Account Payable
menunjukkan hutang.
Karena itu, reporting harus membedakan outstanding PO dan outstanding AP.
Outstanding PO:
Barang atau order belum selesai.
Outstanding AP:
Invoice supplier sudah menjadi kewajiban tetapi belum dibayar.
Keduanya sama-sama “outstanding”, tetapi konteksnya berbeda.
Open PO Report menampilkan PO yang masih belum selesai.
Informasi dapat mencakup:
PO Number
Supplier
PO Date
Item
Ordered Qty
Received Qty
Outstanding Qty
Expected Date
Overdue Days
Value
Report ini sangat penting untuk purchasing monitoring.
| PO | Supplier | Ordered | Received | Outstanding | Due |
|---|---|---|---|---|---|
| PO-001 | Supplier A | 1.000 | 700 | 300 | 15 Oct |
| PO-002 | Supplier B | 500 | 0 | 500 | 18 Oct |
| PO-003 | Supplier C | 2.000 | 1.500 | 500 | 10 Oct |
Dari report tersebut, PO-003 perlu perhatian karena sudah overdue.
Purchasing dapat memiliki dashboard yang menunjukkan:
open PO
overdue PO
PO value
supplier delivery performance
purchase price variance
outstanding quantity
top supplier
pending approval
Dengan dashboard seperti ini, purchasing tidak hanya bereaksi terhadap masalah.
Tim dapat melakukan monitoring secara proaktif.
Warehouse sudah menerima barang tetapi spreadsheet belum diperbarui.
Purchasing memiliki versi sendiri.
Warehouse memiliki versi lain.
User harus menghitung sisa quantity manual.
Tidak ada warning berdasarkan tanggal.
Histori tersebar.
Nilai PO harus direkap manual.
Purchasing dapat merasa:
“Barang belum datang.”
Warehouse mengatakan:
“Barang sudah diterima kemarin.”
Ternyata warehouse belum mengirim informasi receiving.
Masalah ini merupakan contoh data silo.
Jika Goods Receipt dibuat langsung dengan referensi Purchase Order dalam ERP, status PO dapat diperbarui berdasarkan transaksi aktual.
ERP dapat menghubungkan:
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Expected Delivery
↓
Goods Receipt
↓
Outstanding Quantity
↓
Supplier Invoice
↓
Account Payable
Setiap receipt mengurangi quantity outstanding.
Purchasing kemudian dapat melihat transaksi tanpa melakukan perhitungan manual.
Perusahaan juga dapat membuat mekanisme monitoring berdasarkan due date.
Contohnya:
H-7:
PO mendekati delivery.
H-3:
Purchasing follow-up supplier.
Due Date:
Pastikan shipment status.
H+1:
Masuk overdue monitoring.
Mekanisme reminder bergantung pada kemampuan sistem dan SOP perusahaan.
Setelah PO dikirim, supplier sebaiknya mengonfirmasi:
quantity
price
delivery date
terms
Ini membantu mengurangi kondisi di mana purchasing menganggap PO sudah diterima supplier padahal belum dikonfirmasi.
Ada dua tanggal yang dapat dibedakan.
Tanggal yang diminta perusahaan.
Tanggal yang dikonfirmasi supplier.
Contohnya:
Requested:
15 Oktober.
Supplier mengatakan hanya bisa:
18 Oktober.
Dengan menyimpan keduanya, purchasing dapat mengetahui apakah supplier memenuhi tanggal yang sudah dikonfirmasi.
Misalnya:
Standard Lead Time:
7 hari.
Actual rata-rata supplier:
12 hari.
Variance:
+5 hari.
Jika planning masih menggunakan 7 hari, inventory planning akan terus mengalami masalah.
Historical lead time perlu digunakan sebagai dasar evaluasi.
Secara sederhana, reorder point sering dipengaruhi oleh:
Demand selama lead time + Safety Stock
Contohnya:
Average usage:
100 unit/hari.
Lead time:
10 hari.
Demand selama lead time:
1.000 unit.
Safety Stock:
300 unit.
Reorder Point:
1.300 unit
Ketika stock mendekati level tersebut, purchasing perlu mempersiapkan replenishment sesuai kebijakan perusahaan.
Jika sistem menganggap supplier lead time:
7 hari,
padahal actual:
14 hari,
kebutuhan selama lead time bisa menjadi dua kali lebih besar.
Akibatnya perusahaan selalu terlambat order.
Jadi inventory planning membutuhkan data supplier yang realistis.
Safety stock membantu mengurangi risiko variasi demand dan supply.
Namun safety stock bukan solusi untuk supplier yang terus-menerus terlambat.
Jika keterlambatan menjadi pola, perusahaan perlu:
memperbarui lead time
mengevaluasi supplier
mencari supplier alternatif
renegosiasi SLA
menyesuaikan inventory planning
Jika material kritis terlalu bergantung pada satu supplier, risiko supply meningkat.
Perusahaan dapat mempertimbangkan:
alternate supplier
dual sourcing
framework contract
sesuai strategi procurement.
Data lead time dan delivery performance membantu menentukan supplier alternatif.
Expediting adalah aktivitas mempercepat atau memastikan supplier memenuhi jadwal pengiriman.
Contohnya purchasing melakukan follow-up:
status produksi barang
readiness
shipment date
transportation
estimated arrival
PO yang kritis dapat diberi prioritas expediting.
Purchasing dapat memiliki ratusan PO.
Tidak efisien jika semuanya diperlakukan sama.
Prioritaskan berdasarkan:
overdue
nilai
critical material
production impact
customer impact
low stock
supplier risk
ERP membantu menyediakan data untuk menentukan prioritas tersebut.
Material critical.
Stock tinggal 2 hari.
PO overdue.
Material penting.
Stock masih 10 hari.
Delivery mendekati due date.
Non-critical.
Stock masih cukup 30 hari.
Semua PO tetap dipantau, tetapi tingkat follow-up berbeda.
Supplier terlambat dapat menyebabkan perusahaan melakukan pembelian darurat.
Harga normal:
Rp100.000.
Emergency Supplier:
Rp130.000.
Quantity:
1.000 unit.
Additional cost:
Rp30 juta.
Keterlambatan supplier akhirnya memengaruhi purchasing cost.
Emergency purchase lebih mahal.
Freight express lebih mahal.
Production overtime.
Customer delivery terlambat.
Semua ini dapat menambah cost.
Jadi supplier lead time pada akhirnya juga dapat memengaruhi profitability.
Perusahaan dapat melakukan review bulanan atau kuartalan.
Contohnya:
Supplier A:
OTD: 95%
Quality Acceptance: 98%
Average Lead Time: 7 hari
Supplier B:
OTD: 70%
Quality Acceptance: 99%
Average Lead Time: 14 hari
Management dapat menggunakan data tersebut untuk keputusan sourcing.
Untuk supplier dengan transaksi rutin, perusahaan dapat memiliki kontrak terkait:
price
minimum quantity
lead time
delivery schedule
payment term
PO kemudian mengikuti kontrak yang sudah disepakati.
Actual performance dapat dibandingkan dengan komitmen supplier.
Setiap PO harus memiliki target penerimaan.
Receiving harus segera masuk sistem.
Jangan hanya menggunakan status “sudah datang”.
Buat monitoring rutin.
Close atau cancel PO yang sudah tidak valid.
Gunakan actual historical data.
Jangan hanya follow-up berdasarkan nilai PO.
Gunakan delivery performance dalam supplier review.
Total nilai Purchase Order yang belum selesai.
Quantity yang belum diterima.
Jumlah PO melewati due date.
Persentase supplier delivery tepat waktu.
Rata-rata waktu penerimaan.
Selisih plan dan actual.
Persentase quantity yang berhasil dipenuhi supplier.
Management dapat melihat:
Total Open PO:
Rp10 miliar.
Overdue:
Rp1,5 miliar.
Outstanding critical material:
Rp500 juta.
Supplier dengan overdue terbesar:
Supplier A.
Average lead time:
12 hari.
Dengan data tersebut, purchasing dapat langsung fokus pada area yang paling berisiko.
Venus ERP membantu menghubungkan proses purchasing dengan supplier, warehouse, inventory, finance, dan accounting.
Pengelolaan dapat mencakup:
Kelola kebutuhan pembelian.
Kontrol approval sesuai kewenangan.
Kelola pesanan supplier.
Catat barang yang benar-benar diterima.
Pantau quantity yang masih belum diterima.
Telusuri histori pembelian.
Hubungkan penerimaan dengan stock.
Hubungkan supplier invoice dengan kewajiban pembayaran.
Hubungkan transaksi purchasing dan finance dengan accounting sesuai konfigurasi.
Dengan transaksi yang terhubung, purchasing dapat memiliki visibility lebih baik terhadap status PO.
Outstanding PO memiliki dampak lintas departemen.
Purchasing
melakukan follow-up supplier.
Warehouse
melakukan receiving.
Production
menunggu material.
Sales
menunggu finished goods atau barang dagang.
Finance
mempersiapkan cash flow.
Management
mengelola risiko operasional.
Karena itu, informasi purchasing sebaiknya dapat digunakan oleh fungsi terkait sesuai authority masing-masing.
Coba jawab:
Apakah mudah mengetahui PO mana yang belum selesai?
Apakah outstanding quantity dapat dilihat tanpa Excel?
Apakah overdue PO dapat diketahui dengan cepat?
Apakah supplier lead time dicatat?
Apakah actual delivery dibandingkan dengan promised date?
Apakah partial receipt mudah ditelusuri?
Apakah PO lama masih banyak menggantung?
Apakah supplier performance dihitung dari data transaksi?
Apakah production dapat mengetahui material yang masih outstanding?
Apakah management mengetahui nilai open purchase commitment?
Jika banyak jawabannya belum, proses PO monitoring masih dapat diperbaiki.
Purchase Order yang sudah approved belum berarti kebutuhan perusahaan sudah terpenuhi.
Purchasing masih perlu memastikan barang benar-benar diterima sesuai:
quantity
jadwal
kualitas
kondisi transaksi
Karena itu, perusahaan perlu memonitor:
Purchase Order → Expected Delivery → Goods Receipt → Outstanding Quantity → Supplier Invoice
Outstanding PO membantu perusahaan mengetahui komitmen pembelian yang belum selesai.
Supplier Lead Time membantu perusahaan memahami seberapa cepat dan konsisten supplier memenuhi kebutuhan.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko:
stockout
production delay
customer delivery terlambat
emergency purchase
biaya tambahan
Jika tim purchasing masih harus membuka banyak spreadsheet, email, dan chat untuk mengetahui barang mana yang belum datang, proses monitoring supplier dapat menjadi tidak efisien.
Venus ERP membantu mengintegrasikan Purchase Request, Purchase Order, Goods Receipt, Inventory, Account Payable, Finance, dan Accounting dalam satu sistem.
Dengan transaksi yang lebih terstruktur, perusahaan dapat memantau outstanding PO dan histori supplier dengan lebih baik.
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus ERP sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
