Stok yang terlalu sedikit dapat menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penjualan.
Sebaliknya, stok yang terlalu banyak dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan membuat modal tertahan di inventory.
Masalah menjadi semakin kompleks ketika perusahaan memiliki:
ribuan item
beberapa warehouse
banyak transaksi pembelian
banyak transaksi penjualan
transfer antar gudang
proses produksi
barang retur
stock adjustment
banyak user yang melakukan transaksi
Pada kondisi tersebut, pengelolaan inventory menggunakan spreadsheet atau pencatatan terpisah akan semakin sulit.
Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu mengetahui:
stok tersedia saat ini
barang berada di warehouse mana
jumlah barang masuk dan keluar
barang yang sudah dialokasikan
histori transaksi item
nilai persediaan
barang yang perlu dibeli kembali
selisih antara stok sistem dan stok fisik
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Inventory Management dalam sistem ERP.
Inventory Management adalah proses untuk mengelola persediaan barang perusahaan mulai dari barang masuk, penyimpanan, perpindahan, penggunaan, hingga barang keluar.
Inventory dapat berupa:
raw material
spare part
finished goods
semi-finished goods
barang dagangan
consumable
packaging material
Tujuan utama inventory management adalah memastikan perusahaan memiliki jumlah barang yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Tidak terlalu sedikit.
Tidak terlalu banyak.
Dan yang paling penting, data inventory harus sesuai dengan kondisi aktual.
Inventory memiliki hubungan langsung dengan berbagai proses bisnis.
Contohnya:
Purchasing membutuhkan informasi stok untuk menentukan kebutuhan pembelian.
Sales membutuhkan informasi ketersediaan barang sebelum menerima pesanan customer.
Warehouse membutuhkan informasi lokasi dan jumlah barang.
Production membutuhkan material untuk menjalankan proses produksi.
Finance dan Accounting membutuhkan informasi nilai persediaan.
Management membutuhkan informasi inventory untuk mengambil keputusan.
Jika data stok tidak akurat, masalah dapat menyebar ke berbagai departemen.
Sistem menunjukkan stok:
100 unit.
Namun ketika warehouse melakukan pengecekan, barang yang tersedia hanya:
85 unit.
Selisih seperti ini dapat terjadi karena:
transaksi barang keluar belum dicatat
barang retur belum masuk sistem
transfer antar warehouse belum diproses
salah input quantity
barang rusak belum disesuaikan
transaksi manual tidak terdokumentasi
Semakin banyak transaksi, semakin sulit melakukan kontrol tanpa sistem yang terintegrasi.
Stockout terjadi ketika barang yang dibutuhkan tidak tersedia.
Contohnya:
Sales mendapatkan pesanan customer untuk 500 unit.
Namun warehouse hanya memiliki 300 unit.
Akibatnya, perusahaan harus:
menunda pengiriman
melakukan pembelian mendadak
memproduksi tambahan
atau kehilangan penjualan
Inventory Management membantu perusahaan mengetahui ketersediaan stok lebih awal.
Kebalikan dari stockout adalah overstock.
Perusahaan membeli terlalu banyak barang dibandingkan kebutuhan aktual.
Akibatnya:
modal tertahan
warehouse penuh
biaya penyimpanan meningkat
risiko barang rusak meningkat
risiko barang obsolete meningkat
Karena itu, perusahaan perlu mengontrol jumlah inventory berdasarkan kebutuhan operasional.
Dalam ERP, inventory tidak berdiri sendiri.
Inventory terhubung dengan berbagai transaksi.
Contohnya:
Purchasing
↓
Goods Receipt
↓
Inventory Bertambah
Kemudian:
Sales Order
↓
Delivery Order
↓
Inventory Berkurang
Pada perusahaan manufaktur:
Raw Material
↓
Production
↓
Finished Goods
Setiap transaksi akan memengaruhi jumlah atau nilai persediaan berdasarkan konfigurasi perusahaan.
Misalnya perusahaan membeli:
100 unit Bearing 6205
Purchase Order dibuat sebanyak:
100 unit.
Supplier mengirim barang.
Warehouse menerima barang dan membuat Goods Receipt.
Setelah transaksi diposting:
Inventory Bearing 6205 bertambah:
+100 unit
Dengan sistem ERP, stok tidak perlu diperbarui menggunakan spreadsheet secara terpisah.
Perusahaan memiliki stok:
500 unit Produk A
Customer membeli:
100 unit
Warehouse melakukan pengiriman melalui Delivery Order.
Setelah transaksi diproses:
Stok awal:
500 unit
Barang keluar:
100 unit
Stok akhir:
400 unit
Data sales dan inventory menggunakan transaksi yang sama.
Stock On Hand adalah jumlah stok fisik yang secara sistem tercatat tersedia di warehouse.
Contohnya:
Produk A:
Stock On Hand = 500 unit.
Namun, Stock On Hand belum tentu sama dengan stok yang benar-benar bebas digunakan.
Mengapa?
Karena sebagian stok mungkin sudah dialokasikan untuk transaksi tertentu.
Available Stock adalah jumlah barang yang masih tersedia setelah mempertimbangkan alokasi atau kebutuhan tertentu.
Contoh:
Stock On Hand:
500 unit
Allocated untuk Sales Order:
150 unit
Maka available stock:
350 unit
Informasi seperti ini penting agar sales tidak menjanjikan stok yang sebenarnya sudah dialokasikan untuk customer lain.
Reserved Stock merupakan stok yang sudah dicadangkan untuk transaksi tertentu.
Contohnya:
Customer A memesan:
100 unit.
Barang belum dikirim.
Tetapi perusahaan sudah melakukan reservasi.
Artinya, 100 unit tersebut sebaiknya tidak digunakan untuk order lainnya.
ERP dapat membantu membedakan antara:
Stock fisik
dan
Stock yang benar-benar tersedia untuk transaksi baru.
Banyak perusahaan memiliki lebih dari satu gudang.
Contohnya:
Main Warehouse
Raw Material Warehouse
Finished Goods Warehouse
Spare Part Warehouse
Jakarta Warehouse
Surabaya Warehouse
Jika setiap warehouse menggunakan spreadsheet sendiri, perusahaan akan kesulitan mengetahui total stok secara keseluruhan.
ERP membantu perusahaan melihat stok berdasarkan warehouse.
Contohnya:
| Warehouse | Produk A |
|---|---|
| Jakarta | 500 |
| Surabaya | 300 |
| Bandung | 200 |
| Total | 1.000 |
Dengan informasi tersebut, perusahaan dapat mengetahui lokasi barang secara lebih jelas.
Barang dapat dipindahkan dari satu warehouse ke warehouse lain.
Contohnya:
Warehouse Jakarta memiliki:
1.000 unit.
Warehouse Surabaya memiliki:
50 unit.
Karena Surabaya membutuhkan tambahan stok, perusahaan melakukan transfer:
200 unit dari Jakarta ke Surabaya.
Alurnya:
Transfer Request
↓
Goods Issue Jakarta
↓
Goods Receipt Surabaya
Setelah transaksi selesai:
Jakarta:
800 unit
Surabaya:
250 unit
Dengan sistem terintegrasi, perpindahan barang dapat terdokumentasi dengan lebih baik.
Tanpa pencatatan transfer, perusahaan dapat mengalami kondisi seperti:
Warehouse A merasa sudah mengirim barang.
Warehouse B merasa belum menerima barang.
Accounting melihat stok masih berada di Warehouse A.
Akhirnya muncul selisih data.
Dengan proses transfer yang jelas, perusahaan dapat mengetahui:
siapa yang mengirim
kapan barang dikirim
berapa jumlahnya
barang berasal dari warehouse mana
barang diterima di warehouse mana
status transfer
Stock Movement adalah seluruh aktivitas yang menyebabkan perubahan atau perpindahan inventory.
Contohnya:
goods receipt
goods issue
sales delivery
purchase receipt
warehouse transfer
production issue
production receipt
return
stock adjustment
Setiap pergerakan barang sebaiknya memiliki dokumen transaksi.
Hal ini penting untuk audit trail.
Inventory History menunjukkan histori transaksi suatu item.
Contohnya:
Item: Bearing 6205
1 Oktober
Purchase Receipt +100
3 Oktober
Maintenance Issue -5
5 Oktober
Transfer Jakarta → Surabaya -20
7 Oktober
Supplier Return -2
Current Stock:
73 unit.
Dengan histori seperti ini, user dapat memahami bagaimana stok berubah dari waktu ke waktu.
Ketika terjadi selisih stok, tim warehouse dapat menelusuri transaksi.
Misalnya sistem menunjukkan:
50 unit.
Tetapi fisik hanya:
45 unit.
Warehouse dapat melihat histori transaksi dan mencari apakah ada transaksi yang belum tercatat atau terjadi kesalahan quantity.
Stock Adjustment digunakan untuk menyesuaikan stok sistem dengan kondisi tertentu.
Contohnya:
Stok sistem:
100 unit
Hasil stock opname:
98 unit
Terdapat selisih:
-2 unit
Setelah dilakukan pengecekan dan approval, perusahaan dapat membuat stock adjustment.
Namun, adjustment sebaiknya tidak digunakan sebagai solusi rutin untuk setiap selisih.
Jika adjustment terlalu sering terjadi, perusahaan perlu mencari penyebab utama ketidaksesuaian stok.
Stock Opname adalah proses menghitung persediaan fisik dan membandingkannya dengan data sistem.
Tujuannya untuk memastikan:
Physical Stock = System Stock
Contohnya:
| Item | Sistem | Fisik | Selisih |
|---|---|---|---|
| Item A | 100 | 100 | 0 |
| Item B | 80 | 78 | -2 |
| Item C | 50 | 51 | +1 |
Jika terdapat selisih, perusahaan perlu melakukan investigasi.
ERP membantu menjaga transaksi lebih terstruktur.
Namun, kondisi fisik tetap perlu diperiksa.
Selisih masih dapat terjadi akibat:
human error
barang rusak
barang hilang
salah quantity
transaksi tidak diposting
kesalahan proses
Karena itu, physical inventory tetap merupakan bagian penting dari kontrol persediaan.
Minimum Stock adalah batas minimum inventory yang ingin dipertahankan perusahaan.
Contohnya:
Bearing 6205
Minimum Stock:
20 unit.
Jika stok mulai mendekati atau melewati batas tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan pembelian kembali.
Konsep ini membantu mengurangi risiko stockout.
Reorder Point adalah level inventory yang menjadi sinyal bahwa perusahaan perlu melakukan pemesanan kembali.
Secara sederhana, reorder point dapat mempertimbangkan:
rata-rata pemakaian
lead time supplier
safety stock
Contohnya:
Barang digunakan:
10 unit per hari.
Lead time supplier:
5 hari.
Perusahaan juga memiliki safety stock.
Maka pembelian perlu direncanakan sebelum stok benar-benar habis.
ERP membantu menyediakan data transaksi yang dapat digunakan untuk analisis kebutuhan tersebut.
Safety Stock adalah stok tambahan yang disimpan untuk menghadapi ketidakpastian.
Contohnya:
supplier terlambat
permintaan meningkat
produksi membutuhkan lebih banyak material
pengiriman tertunda
Tanpa safety stock, perubahan kecil pada supply atau demand dapat menyebabkan stockout.
Namun, safety stock terlalu besar juga dapat meningkatkan inventory cost.
Karena itu, jumlahnya perlu dihitung berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Inventory memiliki hubungan langsung dengan purchasing.
Jika stok suatu material rendah, purchasing perlu mengetahui kebutuhan barang.
Alurnya dapat berupa:
Inventory Requirement
↓
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Goods Receipt
↓
Inventory
Dengan sistem terintegrasi, purchasing tidak hanya mengandalkan permintaan manual dari warehouse.
Data inventory dapat menjadi salah satu dasar perencanaan pembelian.
Sales juga membutuhkan informasi inventory.
Sebelum menerima order, sales perlu mengetahui:
stok tersedia
stok yang sudah dialokasikan
lokasi stok
kemungkinan kebutuhan replenishment
Tanpa data inventory yang akurat, sales berisiko menjanjikan barang yang sebenarnya belum tersedia.
Pada perusahaan manufaktur, inventory merupakan bagian yang sangat penting.
Produksi membutuhkan:
Raw Material
Setelah proses berjalan, material dapat menjadi:
Work in Process
Kemudian berubah menjadi:
Finished Goods
Contohnya:
Raw Material:
Material A
Material B
Packaging
Masuk ke production.
Setelah proses selesai:
Finished Product X bertambah.
ERP membantu menjaga hubungan antara penggunaan material dan hasil produksi.
Inventory juga memiliki nilai accounting.
Contohnya:
Perusahaan membeli barang:
Rp100 juta.
Inventory bertambah.
Secara accounting dapat terbentuk:
Debit Inventory
Credit Account Payable
Ketika barang dijual, nilai persediaan berkurang dan dapat menjadi Cost of Goods Sold.
Contoh:
Debit Cost of Goods Sold
Credit Inventory
Dengan integrasi ERP, transaksi inventory dan accounting dapat menggunakan data yang saling terkait.
Inventory Valuation merupakan proses menentukan nilai persediaan.
Perusahaan dapat menggunakan metode sesuai kebijakan accounting yang berlaku.
Contohnya:
FIFO
Average
metode lain sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan
Metode valuation memengaruhi nilai persediaan dan Cost of Goods Sold.
Karena itu, konfigurasi inventory harus disesuaikan dengan kebijakan accounting perusahaan.
Inventory merupakan bagian dari aset perusahaan.
Jika nilai stok salah, laporan keuangan juga dapat terpengaruh.
Contohnya:
Sistem mencatat persediaan senilai:
Rp5 miliar.
Padahal nilai sebenarnya:
Rp4,5 miliar.
Terdapat selisih:
Rp500 juta.
Kesalahan tersebut dapat memengaruhi:
nilai aset
COGS
profit
laporan keuangan
Karena itu, inventory bukan hanya tanggung jawab warehouse.
Finance dan accounting juga berkepentingan terhadap akurasi data persediaan.
Beberapa industri membutuhkan pelacakan barang berdasarkan batch atau lot.
Contohnya:
makanan
farmasi
chemical
FMCG
laboratory material
Setiap penerimaan barang dapat memiliki batch berbeda.
Dengan batch tracking, perusahaan dapat mengetahui:
batch number
tanggal penerimaan
supplier
quantity
lokasi
histori penggunaan
Kebutuhan batch tracking bergantung pada jenis industri dan sistem yang digunakan perusahaan.
Untuk barang tertentu, perusahaan perlu melacak setiap unit secara individual.
Contohnya:
laptop
mesin
electronic equipment
device
equipment bernilai tinggi
Serial number membantu perusahaan mengetahui unit mana yang:
dibeli
disimpan
dikirim
dipindahkan
digunakan
Ini berbeda dengan batch tracking yang biasanya melacak kelompok barang.
Barang dapat mengalami retur.
Barang yang sebelumnya dikirim kepada customer dikembalikan.
Inventory dapat bertambah kembali setelah proses retur sesuai kondisi transaksi.
Barang yang diterima dari supplier dikembalikan.
Inventory dapat berkurang.
Setiap retur sebaiknya memiliki referensi ke transaksi sebelumnya agar histori tetap jelas.
Barang rusak sebaiknya tidak selalu dianggap sebagai stok yang dapat dijual.
Perusahaan dapat memiliki status atau lokasi berbeda untuk barang seperti:
damaged
quarantine
rejected
expired
Dengan pengelolaan yang baik, sales tidak akan menggunakan stok yang sebenarnya sudah tidak layak digunakan.
User harus memperbarui file secara manual.
Sales memiliki file sendiri.
Warehouse memiliki file sendiri.
Purchasing memiliki file sendiri.
Akibatnya, angka stok dapat berbeda.
Perusahaan harus menggabungkan data dari banyak lokasi.
Tidak jelas siapa yang mengubah jumlah stok.
Transaksi harus dimasukkan ke beberapa file.
Manajemen harus menunggu rekap data terlebih dahulu.
Data inventory disimpan dalam satu sistem.
Barang masuk, keluar, transfer, dan adjustment memiliki histori.
Stok dapat dilihat berdasarkan warehouse atau lokasi.
Penerimaan pembelian menambah inventory.
Pengiriman penjualan mengurangi inventory.
Material issue dan production receipt dapat memengaruhi stok.
Nilai inventory dapat terhubung dengan General Ledger.
Perusahaan dapat menggunakan data inventory untuk analisis operasional.
Mengukur kesesuaian stok sistem dengan kondisi fisik.
Menunjukkan seberapa sering perusahaan kehabisan barang.
Membantu melihat seberapa cepat inventory bergerak dalam suatu periode.
Menunjukkan barang yang pergerakannya rendah.
Barang yang sudah lama tidak bergerak dan berpotensi tidak lagi digunakan atau dijual.
Menunjukkan nilai total persediaan perusahaan.
Tidak semua inventory memiliki pergerakan yang sama.
Fast Moving
Barang sering keluar.
Slow Moving
Barang jarang bergerak.
Dead Stock
Barang tidak bergerak dalam periode yang cukup lama.
Informasi ini penting karena inventory yang tidak bergerak tetap menggunakan:
ruang warehouse
modal
biaya penyimpanan
Perusahaan perlu mengevaluasi barang dengan pergerakan rendah secara rutin.
Bayangkan perusahaan distributor membeli produk kemudian menjualnya kembali.
Purchasing memesan 1.000 unit.
Warehouse menerima 1.000 unit.
Stock bertambah menjadi 1.000.
Customer memesan 300 unit.
300 unit dialokasikan.
Warehouse mengirim 300 unit.
Stock menjadi 700 unit.
Nilai inventory dan Cost of Goods Sold diperbarui berdasarkan transaksi.
Satu proses transaksi menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh banyak departemen.
Venus ERP membantu perusahaan mengelola persediaan dan menghubungkannya dengan proses bisnis lainnya.
Pengelolaan dapat mencakup:
Kelola informasi item dan kategori barang.
Kelola berbagai transaksi pergerakan inventory.
Catat barang yang diterima.
Catat barang yang keluar.
Kelola inventory berdasarkan warehouse atau lokasi operasional.
Catat perpindahan barang antar warehouse.
Telusuri histori transaksi setiap item.
Kelola penyesuaian stok dengan proses yang terkontrol.
Hubungkan inventory dengan transaksi pembelian.
Hubungkan inventory dengan transaksi penjualan.
Hubungkan nilai persediaan dengan proses accounting.
Inventory sebenarnya melibatkan banyak bagian perusahaan.
Sales membutuhkan informasi stok untuk memenuhi order customer.
Purchasing membutuhkan informasi stok untuk merencanakan pembelian.
Warehouse mengelola penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
Production membutuhkan material untuk produksi.
Finance perlu mengetahui nilai inventory.
Accounting membutuhkan informasi persediaan untuk General Ledger.
Management membutuhkan informasi stok untuk pengambilan keputusan.
Karena itu, inventory akan lebih efektif jika menjadi bagian dari sistem bisnis yang terintegrasi.
Perusahaan dapat mulai mempertimbangkan sistem inventory terintegrasi ketika:
jumlah item semakin banyak
memiliki lebih dari satu warehouse
stok sistem sering berbeda dengan fisik
sering terjadi stockout
inventory terlalu besar
transfer barang sulit ditelusuri
purchasing tidak mengetahui kebutuhan stok
sales tidak mengetahui available stock
stock opname membutuhkan waktu lama
laporan inventory masih dibuat manual
data stok tersebar di banyak spreadsheet
Semakin besar jumlah transaksi, semakin penting akurasi dan integrasi inventory.
Inventory Management merupakan salah satu bagian penting dalam operasional perusahaan.
Perusahaan perlu mengetahui tidak hanya berapa jumlah stok, tetapi juga:
barang berada di mana
bagaimana pergerakannya
berapa jumlah yang tersedia
berapa yang sudah dialokasikan
kapan perlu melakukan pembelian
bagaimana histori barang
berapa nilai inventory
apakah stok sistem sesuai dengan stok fisik
Jika pengelolaan inventory masih menggunakan banyak spreadsheet dan sistem terpisah, risiko ketidaksesuaian data akan meningkat seiring pertumbuhan transaksi.
Dengan ERP, inventory dapat diintegrasikan dengan purchasing, sales, warehouse, production, finance, dan accounting.
Hal ini membantu perusahaan mendapatkan informasi stok yang lebih terstruktur dan mengurangi double input antar departemen.
Jika perusahaan Anda masih kesulitan mengontrol stok, multi-warehouse, transfer barang, dan histori inventory menggunakan proses manual, Venus ERP dapat membantu membangun proses yang lebih terintegrasi.
Venus ERP membantu menghubungkan Inventory, Warehouse, Purchasing, Sales, Finance, dan Accounting dalam satu sistem.
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus ERP sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
