Dalam era digital, perusahaan semakin membutuhkan sistem yang mampu mengelola administrasi karyawan dengan cepat, akurat, dan efisien. Salah satu solusi terbaik adalah HRIS (Human Resource Information System). Sistem ini membantu HR mengotomatisasi pekerjaan administratif, meningkatkan akurasi data, dan memudahkan pengambilan keputusan berbasis data.
Namun, banyak perusahaan masih bertanya: Apa saja fitur HRIS yang lengkap?
Artikel ini membahas fitur-fitur HRIS paling penting yang harus dimiliki perusahaan modern.
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menggabungkan teknologi informasi dengan kebutuhan manajemen SDM untuk mengelola data karyawan, proses HR, payroll, absensi, hingga laporan HR secara otomatis.
HRIS membantu perusahaan:
Mengurangi pekerjaan manual
Meningkatkan akurasi data
Meningkatkan produktivitas HR
Membuat proses SDM lebih transparan
Berikut daftar fitur HRIS terlengkap yang paling dibutuhkan perusahaan kecil hingga besar:
Fitur utama HRIS adalah pusat data karyawan (employee database).
Isi datanya meliputi:
Identitas karyawan
Pendidikan & pengalaman
Status kepegawaian
Informasi keluarga
Riwayat kontrak
Dokumen penting
Semua data tersimpan rapi dan mudah dicari kapan pun diperlukan.
Ini adalah fitur yang paling dicari.
HRIS yang lengkap biasanya dilengkapi dengan:
Presensi GPS
Presensi face recognition
Live lokasi
Jadwal shifting
Rekap kehadiran otomatis
Laporan keterlambatan & overtime
HR tidak perlu lagi rekap absensi secara manual.
Payroll adalah fitur wajib dalam HRIS lengkap.
Biasanya mencakup:
Perhitungan gaji otomatis
Pajak karyawan (PPH 21)
BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
Komponen tunjangan & potongan
Gaji prorata
Slip gaji digital
Dengan HRIS, proses payroll bisa dilakukan dalam hitungan menit, bukan jam.
Fitur ini membuat pengajuan dan persetujuan cuti menjadi lebih efisien.
Fungsi yang tersedia:
Pengajuan cuti online
Approval otomatis sesuai struktur organisasi
Tracking jatah cuti
Riwayat cuti karyawan
Notifikasi instan
HR tidak perlu lagi membuat rekap cuti manual.
Fitur ini mempermudah pencatatan lembur secara real-time.
Biasanya meliputi:
Request lembur
Approval atasan
Perhitungan lembur otomatis
Integrasi langsung ke payroll
Hasilnya, perhitungan lembur jadi lebih akurat dan transparan.
Perusahaan yang berkembang membutuhkan HRIS yang dapat:
Membuka lowongan
Menerima lamaran online
Menyaring kandidat otomatis
Menjadwalkan interview
Menyimpan database kandidat
ATS membuat proses rekrutmen jauh lebih cepat dan terstruktur.
Fitur penilaian kinerja (KPI) biasanya berisi:
Penilaian bulanan/kuartal/tahunan
Key Performance Indicator (KPI)
360-degree review
Monitoring progress karyawan
Data analytic performa
HRIS membantu perusahaan membangun budaya kerja berbasis kinerja.
ESS adalah fitur yang membuat karyawan dapat mengakses informasi mereka sendiri.
Biasanya mencakup:
Lihat slip gaji
Lihat absensi
Ajukan cuti/izin
Ajukan lembur
Update data pribadi
Fitur ini mengurangi beban HR secara signifikan.
HRIS lengkap menyediakan visualisasi struktur organisasi:
Hierarki perusahaan
Jabatan
Penempatan divisi
Supervisor & subordinate
Memudahkan proses approval dan laporan HR.
HRIS modern menampilkan dashboard dengan:
Grafik kehadiran
Statistik payroll
Laporan turnover
Laporan lembur
Analisis kinerja
Semua laporan bisa diekspor dalam format PDF atau Excel.
Di era kerja hybrid, aplikasi mobile adalah fitur wajib.
Melalui smartphone, karyawan dapat:
Presensi online
Melihat slip gaji
Ajukan cuti
Lihat jadwal shift
Mendapat notifikasi HR
Fitur ini meningkatkan produktivitas dan aksesibilitas.
HRIS yang lengkap harus bisa terhubung dengan:
Sistem payroll kantor pusat
ERP
Sistem keuangan
Mesin absensi fisik
Software internal perusahaan
Integrasi membuat seluruh data perusahaan lebih sinkron dan akurat.
Dengan fitur-fitur di atas, HRIS memberikan manfaat besar bagi perusahaan, seperti:
Pekerjaan HR lebih cepat dan ringan
Biaya operasional lebih rendah
Data SDM jauh lebih akurat
Tidak ada lagi double-data
Proses penggajian lebih otomatis
Transparansi meningkat
Karyawan lebih mudah berinteraksi dengan HR
HR bisa fokus pada strategi, bukan pekerjaan administratif.
Memilih HRIS yang tepat berarti memilih efisiensi dan akurasi.
HRIS lengkap harus memiliki fitur absensi, payroll, cuti, rekrutmen, lembur, performance management, ESS, dashboard, dan integrasi.
Sistem seperti ini membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan administrasi.
Jika perusahaan ingin berkembang lebih cepat, HRIS bukan lagi pilihan—tapi kebutuhan.
