Barang sudah datang ke warehouse.
Purchase Order sudah ada.
Supplier kemudian mengirim invoice.
Sekilas proses terlihat selesai.
Namun ketika finance melakukan pengecekan, ternyata ada perbedaan.
Quantity di invoice lebih besar dari barang yang diterima.
Harga di invoice berbeda dari Purchase Order.
Ada biaya tambahan yang tidak tercantum di PO.
Atau bahkan invoice sudah diterima, tetapi barang sebenarnya belum datang seluruhnya.
Jika invoice langsung diproses tanpa verifikasi, perusahaan berisiko membayar lebih dari transaksi yang seharusnya.
Karena itu, perusahaan membutuhkan proses kontrol yang dapat mencocokkan:
Purchase Order
↓
Goods Receipt
↓
Supplier Invoice
Proses tersebut dikenal sebagai Three-Way Matching.
Three-Way Matching adalah proses mencocokkan tiga dokumen utama dalam transaksi pembelian sebelum invoice supplier diproses untuk pembayaran.
Tiga dokumen tersebut adalah:
Purchase Order
Goods Receipt
Supplier Invoice
Tujuannya adalah memastikan bahwa:
barang memang dipesan
barang memang sudah diterima
quantity sesuai
harga sesuai
invoice memiliki referensi transaksi yang jelas
Dengan kontrol ini, finance tidak hanya menerima invoice supplier sebagai satu-satunya dasar pembayaran.
Tanpa matching, perusahaan dapat membayar invoice yang:
quantity-nya lebih besar dari barang yang diterima
harganya lebih tinggi dari kesepakatan
barangnya belum datang
merupakan duplicate invoice
tidak memiliki Purchase Order
memiliki tambahan biaya tanpa approval
Three-Way Matching membantu perusahaan membangun kontrol antara Purchasing, Warehouse, Finance, dan Accounting.
Purchase Order atau PO adalah dokumen resmi yang dibuat perusahaan untuk memesan barang atau jasa kepada supplier.
PO dapat berisi:
Supplier
Item
Quantity
Unit Price
Tax
Discount
Delivery Date
Payment Term
Warehouse
Terms & Conditions
Contohnya:
PO:
PO-2026-01025
Item:
Material A
Quantity:
1.000 unit
Price:
Rp100.000/unit
Total:
Rp100.000.000
Purchase Order menjadi salah satu dasar pembanding ketika invoice supplier diterima.
Goods Receipt mencatat barang yang benar-benar diterima perusahaan.
Contohnya:
Purchase Order:
1.000 unit.
Supplier baru mengirim:
800 unit.
Goods Receipt:
800 unit.
Artinya perusahaan secara fisik baru menerima 800 unit.
Jika supplier mengirim invoice untuk 1.000 unit, finance perlu memeriksa apakah perusahaan memang memperbolehkan invoicing penuh sebelum seluruh barang diterima.
Dalam banyak proses, kondisi tersebut membutuhkan review lebih lanjut.
Supplier Invoice merupakan tagihan yang dikirim supplier.
Informasi dapat mencakup:
Invoice Number
Supplier
Invoice Date
PO Reference
Item
Quantity
Unit Price
Tax
Total Amount
Due Date
Supplier Invoice menjadi dasar pembentukan Account Payable setelah diverifikasi sesuai proses perusahaan.
Secara sederhana:
Purchase Order
Apa yang dipesan?
↓
Goods Receipt
Apa yang benar-benar diterima?
↓
Supplier Invoice
Apa yang ditagihkan supplier?
Ketiga transaksi tersebut dibandingkan.
Jika semuanya sesuai, invoice dapat diteruskan ke proses AP dan pembayaran.
Jika berbeda, invoice perlu direview.
Purchase Order:
Quantity:
1.000 unit.
Price:
Rp100.000.
Total:
Rp100 juta.
Goods Receipt:
1.000 unit.
Supplier Invoice:
1.000 unit × Rp100.000.
Total:
Rp100 juta.
Hasil:
Match
Invoice dapat diproses sesuai workflow perusahaan.
Purchase Order:
1.000 unit.
Goods Receipt:
800 unit.
Supplier Invoice:
1.000 unit.
Terdapat perbedaan:
200 unit.
Finance perlu melakukan pengecekan.
Kemungkinan:
supplier menagihkan seluruh PO lebih awal
200 unit belum dikirim
Goods Receipt belum diinput
terdapat kesalahan quantity pada invoice
Tanpa Three-Way Matching, perbedaan seperti ini mudah terlewat.
Purchase Order:
Rp100.000/unit.
Goods Receipt:
1.000 unit.
Supplier Invoice:
Rp110.000/unit.
Variance:
Rp10.000/unit.
Total variance:
Rp10 juta.
Finance tidak seharusnya langsung membayar tanpa mengetahui penyebabnya.
Purchasing perlu memeriksa:
apakah ada perubahan harga yang disetujui?
apakah PO belum direvisi?
apakah invoice salah?
apakah terdapat biaya tambahan?
Perbedaan tidak selalu berarti perusahaan membayar lebih.
PO:
Rp100.000/unit.
Invoice:
Rp95.000/unit.
Selisih:
Rp5.000 lebih rendah.
Tetap perlu dipastikan apakah:
ada discount
ada contract adjustment
supplier memang memberikan harga lebih rendah
invoice benar
Matching tidak hanya bertujuan mendeteksi overbilling, tetapi menjaga konsistensi transaksi.
Tidak semua perbedaan kecil harus menghentikan proses.
Perusahaan dapat menentukan tolerance.
Contohnya:
Price tolerance:
2%.
PO Price:
Rp100.000.
Invoice:
Rp101.000.
Variance:
1%.
Masih dalam tolerance.
Jika invoice:
Rp105.000,
variance:
5%.
Mungkin membutuhkan approval tambahan.
Tolerance harus mengikuti kebijakan internal perusahaan.
Perusahaan juga dapat memiliki tolerance quantity.
Contohnya:
PO:
1.000 kg.
Goods Receipt:
1.005 kg.
Perbedaan:
0,5%.
Untuk material tertentu, selisih kecil mungkin diperbolehkan.
Namun untuk barang lain, quantity harus tepat.
Karena itu, tolerance sebaiknya disesuaikan dengan karakter transaksi.
Keduanya perlu dianalisis secara terpisah.
Quantity sesuai.
Harga berbeda.
Harga sesuai.
Jumlah berbeda.
Harga dan quantity sama-sama berbeda.
ERP membantu menunjukkan jenis variance agar user mengetahui sumber masalah.
Partial receipt sering menyebabkan invoice matching lebih kompleks.
Contohnya:
Purchase Order:
1.000 unit.
Receipt pertama:
400 unit.
Receipt kedua:
300 unit.
Total received:
700 unit.
Outstanding:
300 unit.
Supplier mengirim invoice:
700 unit.
Invoice dapat dicocokkan dengan receipt yang sudah tersedia.
Jika supplier menagihkan 1.000 unit, sistem dapat menunjukkan quantity invoice melebihi quantity received.
Supplier juga dapat mengirim invoice bertahap.
Contohnya:
PO:
1.000 unit.
Goods Receipt:
1.000 unit.
Invoice pertama:
600 unit.
Invoice kedua:
400 unit.
ERP harus dapat menunjukkan:
PO Quantity:
1.000
Received:
1.000
Invoiced:
600
Remaining to Invoice:
400
Dengan begitu perusahaan menghindari double invoicing.
Duplicate invoice terjadi ketika invoice yang sama diproses lebih dari sekali.
Contohnya supplier mengirim invoice melalui email.
Kemudian mengirim kembali invoice yang sama beberapa hari kemudian.
Jika finance tidak memiliki kontrol, invoice dapat terinput dua kali.
ERP dapat membantu menggunakan:
Invoice Number
Supplier
Amount
Reference
untuk mengurangi risiko duplicate invoice.
Jika duplicate invoice tidak terdeteksi:
Account Payable dapat tercatat dua kali.
Payment dapat dilakukan dua kali.
Accounting harus melakukan koreksi.
Supplier reconciliation menjadi lebih rumit.
Karena itu, invoice validation penting sebelum posting.
Tidak semua invoice memiliki PO.
Ada biaya seperti:
utility
rental
professional service
recurring expense
yang mungkin menggunakan proses berbeda.
Namun untuk pembelian barang atau jasa yang memang diwajibkan menggunakan PO, invoice tanpa PO dapat menjadi warning.
Perusahaan perlu menentukan policy yang jelas.
PO Compliance menunjukkan seberapa besar transaksi pembelian mengikuti proses Purchase Order.
Contohnya:
Total supplier invoice:
Invoice yang memiliki PO:
PO Compliance:
90%.
Semakin rendah angka tersebut, semakin banyak transaksi purchasing yang berjalan di luar proses standar.
Three-Way Matching bukan sekadar pekerjaan finance.
Kontrol ini menghubungkan tiga fungsi.
Purchasing
memastikan apa yang dipesan.
Warehouse
memastikan apa yang diterima.
Finance
memastikan apa yang ditagihkan.
Jika ketiganya cocok, transaksi lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Dalam internal control, perusahaan dapat memisahkan fungsi.
Contohnya:
Purchasing membuat PO.
Warehouse melakukan Goods Receipt.
Finance memproses invoice.
Pembayaran dilakukan oleh fungsi treasury atau finance sesuai authority.
Pemisahan ini membantu mencegah satu user mengendalikan seluruh transaksi dari awal sampai pembayaran.
Segregation of Duties atau SoD adalah pemisahan tanggung jawab agar satu user tidak memiliki kontrol penuh terhadap seluruh proses transaksi.
Contohnya:
User A:
Create Purchase Order.
User B:
Approve Purchase Order.
User C:
Goods Receipt.
User D:
Process Supplier Invoice.
User E:
Approve Payment.
Dengan pembagian tersebut, internal control menjadi lebih kuat.
Setelah invoice dinyatakan sesuai, transaksi dapat diteruskan ke Account Payable.
Alurnya:
Purchase Order
↓
Goods Receipt
↓
Supplier Invoice
↓
Matching
↓
Account Payable
↓
Payment
AP kemudian mengelola:
due date
outstanding
payment term
settlement
Ini bergantung pada policy perusahaan.
Contohnya invoice memiliki variance di atas tolerance.
Sistem dapat:
block invoice
meminta approval
menahan payment
meminta revisi supplier
Tujuannya agar transaksi yang bermasalah tidak langsung masuk proses pembayaran tanpa review.
Invoice Block adalah kondisi ketika invoice tidak dapat diproses lebih lanjut karena terdapat masalah.
Contohnya:
quantity variance
price variance
PO belum approved
barang belum diterima
duplicate invoice
supplier bermasalah
Setelah masalah selesai, invoice dapat dilepas dari block sesuai authority.
Setelah invoice valid, due date dapat dihitung berdasarkan payment term.
Contohnya:
Invoice Date:
1 Oktober.
Payment Term:
30 days.
Due Date:
31 Oktober.
Jika invoice tertahan karena mismatch, finance perlu memahami kapan payment term mulai berlaku sesuai kesepakatan dengan supplier.
Supplier dapat memberikan discount untuk pembayaran lebih cepat.
Contohnya:
2% discount jika dibayar dalam 10 hari.
Normal due date:
30 hari.
Three-Way Matching yang lambat dapat menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan discount.
Karena itu, matching harus tetap memiliki kontrol tetapi tidak boleh terlalu lambat.
Matching juga membantu purchasing melihat apakah transaksi PO sudah selesai.
Contohnya:
Ordered:
1.000.
Received:
1.000.
Invoiced:
1.000.
PO dapat dianggap selesai sesuai policy.
Namun jika:
Ordered:
1.000.
Received:
1.000.
Invoiced:
Masih terdapat quantity atau value yang belum ditagihkan.
Pada akhir bulan, barang mungkin sudah diterima tetapi invoice supplier belum datang.
Contohnya:
Goods Receipt:
Rp100 juta.
Supplier Invoice:
belum diterima.
Accounting perlu mempertimbangkan accrual atau treatment lain sesuai kebijakan.
Karena ERP mengetahui Goods Receipt yang belum memiliki invoice, data tersebut dapat membantu proses closing.
Kondisi barang sudah diterima tetapi belum ada invoice sering disebut:
Goods Received Not Invoiced
atau konsep serupa sesuai sistem dan accounting perusahaan.
Contohnya:
PO:
Rp500 juta.
Goods Receipt:
Rp500 juta.
Supplier Invoice:
Rp0.
Artinya perusahaan sudah menerima barang tetapi belum memiliki invoice supplier.
Data ini penting untuk closing accounting.
Kebalikannya juga dapat terjadi.
Supplier Invoice:
sudah diterima.
Goods Receipt:
belum ada.
Pertanyaannya:
Goods Receipt memengaruhi inventory.
Supplier Invoice memengaruhi Account Payable dan nilai transaksi sesuai metode costing.
Karena itu, mismatch juga dapat memengaruhi inventory valuation.
Contohnya harga invoice berbeda dari PO.
Perusahaan harus menentukan bagaimana variance diperlakukan berdasarkan metode costing dan konfigurasi accounting.
Jika:
PO Price:
Rp100.000.
Invoice Price:
Rp110.000.
Sistem dapat menunjukkan Purchase Price Variance.
Variance tersebut dapat:
diterima
ditolak
membutuhkan approval
masuk akun variance
tergantung policy dan desain accounting.
Biaya freight tidak selalu ada dalam Purchase Order barang.
Freight mungkin datang sebagai invoice terpisah.
Contohnya:
Supplier Barang:
Rp100 juta.
Logistics Provider:
Rp10 juta.
Invoice logistics tidak harus dianggap price mismatch terhadap PO barang.
Biaya tersebut mungkin diproses sebagai landed cost.
Karena itu, perusahaan perlu membedakan:
Purchase Price Variance
dan
Additional Cost / Landed Cost.
Tax juga perlu diperhatikan.
Contohnya:
PO memiliki tax tertentu.
Supplier Invoice menggunakan tax berbeda.
Finance perlu memeriksa apakah:
konfigurasi PO salah
supplier invoice salah
treatment pajak memang berubah
Perbedaan tax dapat membuat invoice total berbeda walaupun unit price sama.
PO di email.
Goods Receipt di spreadsheet.
Invoice dalam PDF.
Apalagi jika partial receipt dan partial invoice.
User hanya melihat total invoice.
Dokumen tersimpan di banyak tempat.
Finance harus bertanya ke purchasing setiap ada selisih.
Goods Receipt dan Supplier Invoice perlu direkonsiliasi manual.
Supplier mengirim invoice.
Finance membuka invoice.
Kemudian meminta Purchase Order ke purchasing.
Purchasing mengirim file PO.
Finance bertanya ke warehouse:
“Barang sudah datang semua belum?”
Warehouse mencari receiving report.
Finance membandingkan secara manual.
Jika terdapat selisih, kembali menghubungi supplier.
Untuk satu transaksi mungkin masih mudah.
Untuk ratusan atau ribuan invoice per bulan, proses ini menjadi berat.
Dengan sistem terintegrasi:
Finance membuka Supplier Invoice.
Sistem memiliki referensi ke:
Purchase Order
dan
Goods Receipt
User dapat melihat:
PO Qty
Received Qty
Invoiced Qty
PO Price
Invoice Price
Variance
Dari satu transaksi.
Proses review menjadi lebih terstruktur.
| Komponen | PO | Receipt | Invoice |
|---|---|---|---|
| Quantity | 1.000 | 900 | 900 |
| Unit Price | Rp100.000 | – | Rp100.000 |
| Value | Rp100 jt | – | Rp90 jt |
Status:
Match terhadap quantity received
Outstanding PO:
100 unit.
| Komponen | PO | Receipt | Invoice |
|---|---|---|---|
| Quantity | 1.000 | 900 | 1.000 |
| Unit Price | Rp100.000 | – | Rp105.000 |
| Value | Rp100 jt | – | Rp105 jt |
Terdapat:
Quantity variance.
Price variance.
Invoice perlu direview.
Perusahaan dapat membuat workflow.
Contohnya:
Variance ≤1%:
Auto tolerance.
Variance 1–3%:
Purchasing Manager.
Variance >3%:
Purchasing Manager + Finance Manager.
Nilai threshold disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
Perusahaan dapat memonitor beberapa indikator.
Persentase invoice yang langsung match tanpa exception.
Persentase invoice dengan perbedaan harga.
Persentase invoice dengan perbedaan quantity.
Waktu sejak invoice diterima sampai siap dibayar.
Jumlah invoice yang tertahan karena masalah.
Jumlah duplicate invoice yang ditemukan.
Jika match rate rendah, berarti banyak transaksi memiliki exception.
Penyebabnya dapat berasal dari:
PO tidak akurat
supplier sering salah invoice
receiving terlambat
harga sering berubah
proses purchasing tidak disiplin
Match rate dapat menjadi indikator kualitas proses procurement.
Supplier yang sering menghasilkan mismatch dapat dievaluasi.
Contohnya:
Supplier A:
95% invoice match.
Supplier B:
70% invoice match.
Masalah Supplier B mungkin berasal dari:
harga sering berbeda
quantity invoice salah
nomor PO salah
invoice duplicate
Data tersebut dapat menjadi bahan supplier review.
Pada akhir bulan, accounting membutuhkan data:
PO terbuka
goods receipt
invoice supplier
outstanding AP
Three-Way Matching membantu membedakan:
Barang sudah diterima dan sudah ditagihkan.
Barang sudah diterima tetapi belum ditagihkan.
Invoice sudah datang tetapi receipt belum ada.
PO masih outstanding.
Informasi tersebut membantu proses accrual dan reconciliation.
Auditor dapat menelusuri transaksi dari pembayaran sampai dokumen awal.
Contohnya:
Payment
↓
Supplier Invoice
↓
Goods Receipt
↓
Purchase Order
↓
Purchase Request
Audit trail seperti ini membantu perusahaan menunjukkan bahwa transaksi memiliki dasar yang jelas.
Venus ERP membantu menghubungkan transaksi Purchasing, Warehouse, Finance, Account Payable, dan Accounting.
Proses dapat mencakup:
Mencatat kebutuhan pembelian.
Mencatat pesanan dan harga supplier.
Mencatat quantity yang benar-benar diterima.
Mencatat tagihan supplier.
Mengelola kewajiban pembayaran.
Mencatat pembayaran supplier.
Menghubungkan transaksi dengan accounting sesuai konfigurasi.
Dengan transaksi yang terhubung, proses verifikasi invoice dapat dilakukan menggunakan referensi yang lebih jelas.
Three-Way Matching membutuhkan disiplin seluruh proses.
Jika Purchasing terlambat membuat PO, matching bermasalah.
Jika Warehouse terlambat membuat Goods Receipt, invoice terlihat mismatch.
Jika Supplier salah menuliskan referensi, finance harus melakukan pengecekan tambahan.
Karena itu, keberhasilan matching membutuhkan kolaborasi:
Purchasing + Warehouse + Finance + Supplier
Supplier harus mencantumkan nomor PO pada invoice.
Jangan menunda posting receiving.
Bedakan variance kecil dan besar.
Pastikan invoice tidak melebihi barang yang diterima.
Gunakan invoice number dan supplier reference.
Variance harus memiliki authority yang jelas.
Masalah berulang perlu ditangani dari sumbernya.
Coba jawab beberapa pertanyaan berikut:
Apakah finance selalu memiliki referensi PO saat menerima invoice?
Apakah quantity invoice dibandingkan dengan Goods Receipt?
Apakah harga invoice dibandingkan dengan PO?
Apakah terdapat tolerance untuk variance?
Apakah duplicate invoice dapat dideteksi?
Apakah invoice mismatch harus mendapat approval?
Apakah partial receipt mudah ditelusuri?
Apakah barang sudah diterima tetapi belum invoice dapat diketahui?
Apakah supplier yang sering mismatch dapat diidentifikasi?
Apakah accounting bisa menelusuri payment sampai PO?
Jika banyak jawabannya belum, proses procurement-to-pay perusahaan masih dapat diperkuat.
Invoice supplier seharusnya tidak diproses hanya karena dokumennya sudah diterima.
Perusahaan perlu memastikan tiga hal:
Apa yang dipesan?
melalui Purchase Order.
Apa yang benar-benar diterima?
melalui Goods Receipt.
Apa yang ditagihkan?
melalui Supplier Invoice.
Ketiga informasi tersebut kemudian dicocokkan melalui Three-Way Matching.
Proses ini membantu mendeteksi:
quantity variance
price variance
duplicate invoice
invoice tanpa receipt
invoice yang tidak sesuai PO
Dengan ERP, alur:
Purchase Order → Goods Receipt → Supplier Invoice → Account Payable → Payment → General Ledger
dapat dibuat lebih terintegrasi dan mudah ditelusuri.
Jika tim finance masih harus membuka PO, spreadsheet receiving, dan invoice supplier secara terpisah setiap kali melakukan verifikasi pembayaran, proses Account Payable dapat menjadi lambat dan rentan error.
Venus ERP membantu mengintegrasikan Purchasing, Goods Receipt, Supplier Invoice, Account Payable, Finance, dan Accounting dalam satu sistem.
Dengan referensi transaksi yang lebih jelas, perusahaan dapat memperkuat kontrol sebelum invoice diteruskan ke pembayaran.
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus ERP sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
