Penjualan meningkat belum tentu berarti kondisi cash flow perusahaan ikut membaik.
Jika sebagian besar transaksi dilakukan secara kredit, perusahaan harus memastikan piutang customer dapat dipantau dan ditagih tepat waktu.
Masalah mulai muncul ketika perusahaan memiliki banyak customer, invoice, termin pembayaran, cabang, dan transaksi.
Tim finance harus mengetahui:
invoice mana yang belum dibayar
berapa total outstanding setiap customer
kapan invoice jatuh tempo
invoice mana yang sudah lewat jatuh tempo
pembayaran customer digunakan untuk invoice yang mana
berapa umur piutang
customer mana yang memiliki saldo piutang terbesar
Jika semua informasi tersebut masih dikelola melalui spreadsheet atau pencatatan terpisah, pengelolaan piutang dapat menjadi semakin kompleks.
Karena itu, modul Account Receivable dalam ERP menjadi bagian penting dari pengelolaan keuangan perusahaan.
Account Receivable atau AR adalah piutang perusahaan yang timbul karena penjualan barang atau jasa kepada customer secara kredit.
Contohnya:
PT ABC membeli produk senilai Rp100 juta dengan termin pembayaran 30 hari.
Barang dikirim hari ini, tetapi customer baru akan melakukan pembayaran maksimal 30 hari kemudian.
Selama pembayaran belum diterima, Rp100 juta tersebut menjadi Account Receivable perusahaan.
Secara sederhana:
Penjualan Kredit → Invoice → Account Receivable → Pembayaran Customer → Piutang Selesai
Piutang merupakan salah satu bagian penting dalam cash flow.
Perusahaan dapat memiliki nilai penjualan yang besar, tetapi jika pembayaran customer terlambat, perusahaan tetap dapat mengalami masalah likuiditas.
Contohnya:
Penjualan bulan ini:
Rp5 miliar
Tetapi pembayaran yang sudah diterima:
Rp2 miliar
Berarti masih terdapat sekitar:
Rp3 miliar outstanding receivable
Perusahaan perlu mengetahui kapan Rp3 miliar tersebut diperkirakan masuk.
Informasi AR membantu finance dan manajemen memahami kondisi pembayaran customer.
Jika perusahaan memiliki ratusan invoice, finance harus memeriksa satu per satu invoice dan pembayaran customer.
Semakin besar volume transaksi, semakin sulit memastikan semua invoice sudah tercatat dengan benar.
Customer memiliki termin pembayaran berbeda.
Contohnya:
Customer A: 14 hari
Customer B: 30 hari
Customer C: 45 hari
Customer D: 60 hari
Tanpa sistem yang terstruktur, finance harus menghitung dan memantau jatuh tempo secara manual.
Akibatnya, proses penagihan dapat terlambat.
Satu customer dapat memiliki beberapa invoice.
Contohnya:
Invoice 001 = Rp50 juta
Invoice 002 = Rp30 juta
Invoice 003 = Rp40 juta
Customer kemudian membayar Rp80 juta.
Finance perlu mengetahui pembayaran tersebut digunakan untuk melunasi invoice mana.
Jika dilakukan manual, proses rekonsiliasi menjadi lebih lama.
Manajemen biasanya membutuhkan laporan seperti:
belum jatuh tempo
1–30 hari overdue
31–60 hari overdue
61–90 hari overdue
lebih dari 90 hari overdue
Jika data tersebar di berbagai file, laporan tersebut harus dibuat secara manual.
Sales mungkin bertanya:
“Customer PT ABC masih punya piutang berapa?”
Finance kemudian harus mencari invoice dan pembayaran terlebih dahulu.
Jika menggunakan sistem ERP, informasi tersebut dapat dilihat dari transaksi AR.
Secara umum, alur Account Receivable dalam ERP dimulai dari transaksi penjualan.
Contohnya:
Sales Order
↓
Delivery Order
↓
Sales Invoice
↓
Account Receivable
↓
Customer Payment
↓
Settlement
↓
General Ledger
Ketika invoice dibuat, sistem mencatat piutang customer.
Ketika pembayaran diterima, pembayaran dapat dialokasikan ke invoice terkait.
Outstanding kemudian berkurang.
Misalnya PT ABC membeli barang sebesar:
Rp120.000.000
Termin pembayaran:
30 hari
Invoice:
INV-2026-00125
Invoice Date:
1 Oktober 2026
Due Date:
31 Oktober 2026
Amount:
Rp120.000.000
Setelah invoice diposting, sistem mencatat Account Receivable sebesar Rp120 juta.
Sistem dapat membentuk jurnal:
Debit Account Receivable Rp120.000.000
Credit Sales Revenue Rp120.000.000
Jika terdapat pajak, jurnal akan mengikuti konfigurasi perusahaan.
Pada 15 Oktober customer membayar:
Rp70.000.000
Finance mencatat pembayaran.
Outstanding menjadi:
Rp50.000.000
Pada 25 Oktober customer membayar:
Rp50.000.000
Setelah pembayaran dialokasikan, outstanding invoice menjadi:
Rp0
Invoice dianggap selesai atau settled.
Outstanding Receivable adalah jumlah piutang yang masih belum dibayar oleh customer.
Rumus sederhananya:
Nilai Invoice – Pembayaran = Outstanding
Contoh:
Invoice: Rp100 juta
Pembayaran: Rp60 juta
Outstanding:
Rp40 juta
Informasi outstanding sangat penting untuk monitoring cash flow dan aktivitas collection.
AR Aging adalah laporan yang mengelompokkan piutang berdasarkan umur atau keterlambatan pembayaran.
Contohnya:
| Customer | Current | 1–30 Hari | 31–60 Hari | 61–90 Hari | >90 Hari |
|---|---|---|---|---|---|
| PT ABC | Rp50 jt | Rp20 jt | – | – | – |
| PT XYZ | – | Rp30 jt | Rp15 jt | – | – |
| PT DEF | – | – | – | Rp40 jt | Rp25 jt |
Dari laporan tersebut, finance dapat melihat customer mana yang memiliki piutang lama.
Semakin lama umur piutang, semakin besar perhatian yang biasanya dibutuhkan.
AR Aging membantu perusahaan menentukan prioritas collection.
Misalnya:
Customer A memiliki invoice Rp20 juta yang baru jatuh tempo 3 hari.
Customer B memiliki invoice Rp100 juta yang sudah overdue 90 hari.
Finance tentu dapat memberikan prioritas lebih tinggi pada Customer B.
Dengan aging report, perusahaan tidak hanya mengetahui total piutang tetapi juga kualitas piutang tersebut.
Credit Term adalah jangka waktu yang diberikan kepada customer untuk membayar invoice.
Contohnya:
Cash
Net 7
Net 14
Net 30
Net 45
Net 60
Customer dengan Net 30 memiliki waktu 30 hari sejak tanggal yang ditentukan perusahaan untuk melakukan pembayaran.
ERP dapat membantu menyimpan informasi credit term dalam master customer.
Ketika invoice dibuat, due date dapat dihitung berdasarkan aturan tersebut.
Selain credit term, perusahaan juga dapat menggunakan credit limit.
Credit limit menentukan batas maksimal kredit yang dapat diberikan kepada customer.
Contohnya:
Credit Limit PT ABC:
Rp500 juta
Outstanding saat ini:
Rp450 juta
Customer membuat order baru:
Rp100 juta
Jika transaksi baru diproses, total exposure menjadi:
Rp550 juta
Artinya melebihi credit limit.
Dalam sistem ERP, kondisi seperti ini dapat digunakan sebagai dasar warning, kontrol, atau approval sesuai kebijakan perusahaan.
Credit limit membantu mengurangi risiko perusahaan memberikan kredit terlalu besar kepada satu customer.
Tanpa kontrol credit limit, sales dapat terus membuat transaksi meskipun customer memiliki banyak invoice yang belum dibayar.
Hal ini dapat meningkatkan risiko piutang tidak tertagih.
Pengelolaan piutang tidak hanya menjadi tanggung jawab finance.
Sales juga membutuhkan informasi mengenai kondisi customer.
Contohnya:
Sales ingin membuat order baru kepada Customer A.
Sebelum order disetujui, perusahaan mungkin ingin melihat:
outstanding receivable
invoice overdue
credit limit
histori pembayaran
Dengan ERP, informasi penjualan dan AR dapat saling terhubung.
Ini membantu perusahaan membuat keputusan kredit dengan lebih baik.
Piutang memiliki hubungan langsung dengan cash flow.
Jika customer membayar tepat waktu, perusahaan memiliki dana untuk:
membayar supplier
membayar payroll
membeli inventory
menjalankan operasional
melakukan investasi
Sebaliknya, jika banyak invoice terlambat dibayar, perusahaan dapat mengalami tekanan cash flow meskipun penjualan terlihat tinggi.
Karena itu, monitoring AR sebaiknya tidak hanya dilakukan pada akhir bulan.
Perusahaan perlu melakukan pemantauan secara berkala.
Menunjukkan seluruh piutang yang belum dibayar.
Menunjukkan piutang yang sudah melewati due date.
Menunjukkan distribusi umur piutang.
DSO digunakan untuk membantu melihat rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengumpulkan piutang.
Nilai DSO yang semakin tinggi dapat menunjukkan bahwa pembayaran customer membutuhkan waktu lebih lama.
Namun, interpretasinya tetap perlu dibandingkan dengan credit term dan karakteristik industri perusahaan.
Mengukur seberapa besar piutang yang berhasil dikumpulkan dalam periode tertentu.
Setiap invoice terhubung langsung dengan master customer.
Finance dapat melihat histori transaksi berdasarkan customer.
Due date dapat dihitung berdasarkan credit term.
Sistem dapat menunjukkan invoice yang belum dibayar dan sisa outstanding.
Pembayaran customer dapat dialokasikan ke invoice terkait.
Perusahaan dapat melihat umur piutang berdasarkan kelompok waktu.
Finance dapat melihat histori invoice dan pembayaran customer.
Transaksi AR dapat membentuk jurnal accounting berdasarkan konfigurasi sistem.
Misalnya perusahaan menjual produk sebesar Rp200 juta.
Customer melakukan pemesanan.
Barang dikirim.
Finance menerbitkan invoice.
Piutang sebesar Rp200 juta terbentuk.
Customer membayar Rp150 juta.
Sisa piutang:
Rp50 juta.
Customer membayar sisa Rp50 juta.
Seluruh transaksi masuk ke accounting.
Dengan satu rangkaian transaksi, perusahaan memiliki hubungan data dari sales hingga accounting.
Settlement adalah proses mencocokkan pembayaran dengan invoice.
Contohnya:
Customer melakukan pembayaran:
Rp100 juta
Pembayaran tersebut digunakan untuk:
Invoice A: Rp40 juta
Invoice B: Rp35 juta
Invoice C: Rp25 juta
Setelah settlement, ketiga invoice dianggap lunas.
Tanpa proses settlement yang jelas, perusahaan mungkin mengetahui uang sudah diterima tetapi tidak mengetahui invoice mana yang sudah dibayar.
ERP juga dapat mendukung pembayaran parsial.
Contohnya:
Invoice:
Rp100 juta
Pembayaran pertama:
Rp60 juta
Outstanding:
Rp40 juta
Invoice tetap terbuka hingga sisa pembayaran diterima atau dilakukan proses lain sesuai kebijakan perusahaan.
Ada juga kondisi customer melakukan overpayment.
Contohnya:
Invoice:
Rp95 juta
Pembayaran:
Rp100 juta
Terdapat kelebihan:
Rp5 juta
Kelebihan tersebut dapat ditangani sesuai kebijakan perusahaan, misalnya menjadi unapplied payment atau digunakan untuk transaksi berikutnya.
Mekanisme pastinya bergantung pada sistem dan kebijakan accounting perusahaan.
Semakin lambat invoice dikirim, semakin lambat kemungkinan pembayaran diterima.
Invoice overdue baru diketahui setelah terlalu lama.
Customer sudah membayar tetapi outstanding masih muncul karena payment belum dicatat.
Jika invoice lama terus menumpuk, risiko collection menjadi lebih besar.
Sales terus membuat order meskipun customer memiliki outstanding tinggi.
Setiap customer sebaiknya memiliki aturan pembayaran yang jelas.
Jangan menunggu akhir bulan.
Finance dapat melakukan review aging setiap minggu atau sesuai kebutuhan.
Fokuskan collection pada invoice yang sudah melewati jatuh tempo.
Batasi exposure kredit customer berdasarkan kebijakan perusahaan.
Sales perlu mengetahui jika customer memiliki outstanding yang bermasalah.
Pembayaran yang sudah diterima harus segera dialokasikan agar data outstanding tetap akurat.
Semakin besar transaksi, semakin sulit mengelola AR menggunakan spreadsheet terpisah.
ERP membantu memastikan invoice, payment, settlement, dan accounting menggunakan sumber data yang sama.
Venus ERP membantu perusahaan mengelola transaksi Account Receivable secara terintegrasi dengan proses bisnis lainnya.
Pengelolaan dapat mencakup:
Kelola master customer dan informasi transaksi terkait.
Kelola invoice berdasarkan transaksi penjualan.
Pantau nilai piutang dan outstanding customer.
Catat penerimaan pembayaran customer.
Hubungkan pembayaran dengan invoice terkait.
Telusuri histori transaksi piutang customer.
Transaksi AR dapat terhubung dengan pencatatan accounting.
Gunakan data AR sebagai dasar monitoring dan evaluasi piutang.
AR sebenarnya mencerminkan hubungan antara beberapa fungsi perusahaan.
Sales
membuat transaksi dengan customer.
Warehouse
mengirim barang.
Finance
membuat invoice dan menerima pembayaran.
Accounting
mencatat transaksi.
Management
memantau cash flow dan risiko.
Karena itu, Account Receivable akan lebih efektif jika dikelola dalam sistem yang terintegrasi.
Account Receivable merupakan bagian penting dalam pengelolaan cash flow perusahaan.
Perusahaan tidak cukup hanya mengetahui berapa besar total penjualan.
Perusahaan juga perlu mengetahui:
berapa invoice yang belum dibayar
berapa outstanding customer
kapan invoice jatuh tempo
berapa piutang overdue
bagaimana umur piutang
pembayaran digunakan untuk invoice mana
customer mana yang memiliki risiko lebih tinggi
Dengan sistem ERP, proses Account Receivable dapat terhubung dengan sales, invoice, payment, settlement, dan accounting.
Hal ini membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual dan mendapatkan informasi piutang yang lebih terstruktur.
Jika perusahaan masih mengelola invoice, pembayaran, dan outstanding customer menggunakan spreadsheet atau sistem terpisah, proses tersebut dapat semakin kompleks ketika jumlah transaksi bertambah.
Venus ERP membantu mengintegrasikan Sales, Account Receivable, Payment, Finance, dan General Ledger dalam satu sistem.
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus ERP sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
