Banyak perusahaan mulai melakukan digitalisasi dengan menggunakan software akuntansi.
Software tersebut membantu perusahaan mencatat transaksi, membuat laporan keuangan, mengelola piutang, hutang, dan jurnal akuntansi.
Namun, ketika bisnis berkembang, kebutuhan perusahaan biasanya tidak berhenti pada pencatatan keuangan.
Perusahaan mulai membutuhkan sistem untuk mengelola:
penjualan
pembelian
inventory
produksi
supplier
customer
warehouse
fixed asset
keuangan
laporan manajemen
Pada tahap inilah muncul pertanyaan:
Apakah software akuntansi masih cukup, atau perusahaan sudah membutuhkan ERP?
Meskipun keduanya dapat membantu proses bisnis perusahaan, software akuntansi dan ERP memiliki fungsi serta cakupan yang berbeda.
Software akuntansi adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mencatat dan mengelola transaksi keuangan.
Secara umum, software akuntansi memiliki fitur seperti:
general ledger
jurnal
account payable
account receivable
cash & bank
laporan laba rugi
neraca
arus kas
rekonsiliasi
Tujuan utamanya adalah membantu tim finance dan accounting mengelola data keuangan dengan lebih terstruktur.
Contohnya:
Perusahaan melakukan penjualan senilai Rp100 juta.
Tim accounting kemudian mencatat transaksi tersebut ke dalam sistem sebagai:
pendapatan
piutang customer
pajak
jurnal terkait
Software akuntansi membantu memastikan transaksi tersebut tercatat dengan benar pada laporan keuangan.
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis perusahaan dalam satu platform.
ERP tidak hanya mengelola accounting.
Sistem ERP dapat menghubungkan aktivitas seperti:
Sales → Inventory → Purchasing → Warehouse → Production → Finance → Accounting
Artinya, transaksi yang terjadi pada satu departemen dapat menghasilkan data yang digunakan oleh departemen lainnya.
Sebagai contoh:
Seluruh proses tersebut dapat terhubung dalam satu sistem.
Berikut perbandingan sederhananya.
| Aspek | Software Akuntansi | ERP |
|---|---|---|
| Fokus utama | Keuangan dan accounting | Seluruh proses bisnis |
| Accounting | Ya | Ya |
| Sales | Terbatas | Terintegrasi |
| Purchasing | Terbatas | Terintegrasi |
| Inventory | Dasar / tergantung software | Terintegrasi |
| Warehouse | Terbatas | Dapat dikelola |
| Production | Umumnya tidak tersedia | Dapat tersedia |
| Fixed Asset | Tergantung software | Dapat terintegrasi |
| Customer Management | Terbatas | Terhubung dengan transaksi |
| Supplier Management | Terbatas | Terhubung dengan purchasing |
| Multi-department | Terbatas | Dirancang untuk integrasi |
| Reporting | Fokus keuangan | Operasional + keuangan |
| Database | Bisa terpisah | Terpusat |
Perbedaan paling besar adalah cakupan integrasi.
Software akuntansi fokus pada pencatatan keuangan.
ERP menghubungkan proses operasional dengan keuangan.
Agar lebih mudah dipahami, mari lihat contoh sederhana.
Sebuah perusahaan melakukan penjualan produk kepada customer.
Tim sales membuat order.
Warehouse menerima informasi melalui email atau dokumen lain.
Barang kemudian dikirim.
Tim accounting membuat invoice.
Inventory diperbarui secara manual.
Piutang dicatat.
Accounting membuat jurnal.
Pada proses seperti ini, terdapat banyak titik input data.
Jika satu informasi salah atau terlambat diperbarui, data antar departemen dapat berbeda.
Pada ERP, proses dapat dibuat lebih terintegrasi.
Contohnya:
Sales Order
↓
Delivery Order
↓
Inventory berkurang
↓
Invoice terbentuk
↓
Account Receivable tercatat
↓
Jurnal accounting terbentuk
Data berasal dari transaksi yang sama.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan input ulang antar departemen.
Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan ERP.
Namun, terdapat beberapa kondisi yang menunjukkan bahwa proses bisnis sudah mulai membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi.
Contohnya:
Sales memiliki data penjualan sendiri.
Warehouse memiliki data stok sendiri.
Purchasing memiliki spreadsheet sendiri.
Accounting memiliki pencatatan sendiri.
Ketika manajemen meminta laporan, semua data harus dibandingkan terlebih dahulu.
Masalah seperti ini sering muncul karena masing-masing departemen bekerja menggunakan sistem atau file yang berbeda.
ERP membantu menyatukan data dalam satu database.
Salah satu tanda paling umum adalah data yang sama dimasukkan berkali-kali.
Contohnya:
Sales memasukkan Sales Order.
Warehouse mengetik ulang data untuk Delivery Order.
Accounting mengetik ulang invoice.
Finance memasukkan kembali pembayaran.
Semakin banyak input manual, semakin tinggi risiko:
typo
data ganda
transaksi terlewat
informasi tidak konsisten
Dengan ERP, satu transaksi dapat digunakan untuk proses berikutnya.
Masalah inventory sering muncul ketika transaksi penjualan, purchasing, dan warehouse tidak terhubung.
Manajemen mungkin melihat stok di spreadsheet sebesar 100 unit.
Namun, ternyata:
20 unit sudah dialokasikan untuk customer.
10 unit masih dalam proses transfer.
15 unit sedang berada di lokasi berbeda.
Akibatnya, informasi stok tidak benar-benar menggambarkan kondisi operasional.
ERP membantu perusahaan memiliki informasi inventory yang lebih terintegrasi dengan transaksi.
Misalnya manajemen meminta:
“Berapa penjualan bulan ini?”
Tim harus meminta data dari sales.
Lalu meminta data invoice dari finance.
Kemudian mengecek retur.
Setelah itu data digabungkan kembali.
Proses tersebut memakan waktu.
Dengan sistem ERP, laporan dapat dibuat berdasarkan data transaksi yang sudah tersimpan dalam sistem.
Semakin banyak lokasi operasional, semakin sulit mengelola data menggunakan sistem terpisah.
Perusahaan mungkin memiliki:
Head Office Jakarta
Warehouse Bekasi
Branch Surabaya
Branch Medan
Factory Tangerang
Jika masing-masing menggunakan file sendiri, konsolidasi data menjadi rumit.
ERP dapat membantu mengelola data berdasarkan cabang, warehouse, atau unit bisnis.
Jika data operasional tidak terintegrasi, tim accounting harus sering melakukan pencocokan data.
Contohnya:
Semakin banyak transaksi, semakin besar pekerjaan rekonsiliasi.
ERP membantu menghubungkan transaksi operasional dengan accounting.
Manajemen membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan.
Contohnya:
penjualan
margin
piutang
hutang
inventory
purchasing
produksi
cash flow
Jika data tersebar di berbagai aplikasi, manajemen sulit mendapatkan gambaran menyeluruh.
ERP membantu menghubungkan informasi tersebut dalam satu sistem.
Dalam banyak implementasi, modul accounting merupakan bagian dari ERP.
Artinya, ERP tidak hanya menyediakan proses operasional tetapi juga fungsi keuangan.
Contohnya:
Purchasing
Purchase Order dibuat.
Barang diterima.
Invoice supplier diterima.
Account Payable terbentuk.
Jurnal accounting tercatat.
Sales
Sales Order dibuat.
Barang dikirim.
Invoice diterbitkan.
Account Receivable terbentuk.
Jurnal accounting tercatat.
Dengan demikian, transaksi operasional dapat terhubung langsung dengan proses accounting.
Data transaksi tidak perlu dimasukkan kembali ke bagian accounting.
Karena data transaksi sudah tercatat dalam sistem, proses rekonsiliasi dapat menjadi lebih sederhana.
Sales, warehouse, purchasing, finance, dan accounting menggunakan sumber data yang sama.
Setiap transaksi dapat ditelusuri dari dokumen operasional hingga transaksi keuangan.
Manajemen dapat memperoleh informasi dari berbagai fungsi perusahaan secara lebih terintegrasi.
Salah satu keunggulan ERP adalah hubungan antar modul.
Quotation
↓
Sales Order
↓
Delivery Order
↓
Invoice
↓
Account Receivable
↓
Payment
↓
Journal
Purchase Request
↓
Purchase Order
↓
Goods Receipt
↓
Supplier Invoice
↓
Account Payable
↓
Payment
↓
Journal
Dengan alur seperti ini, perusahaan dapat mengurangi proses administrasi yang berulang.
Software akuntansi dapat menjadi pilihan yang tepat jika perusahaan:
memiliki proses bisnis sederhana
jumlah transaksi belum terlalu besar
tidak memiliki proses produksi kompleks
tidak membutuhkan integrasi banyak departemen
fokus utama masih pada pencatatan keuangan
memiliki jumlah pengguna yang terbatas
Untuk kondisi tersebut, software akuntansi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cukup baik.
ERP biasanya lebih relevan ketika perusahaan:
memiliki banyak departemen
memiliki inventory yang kompleks
memiliki beberapa warehouse
memiliki proses purchasing yang besar
memiliki proses produksi
memiliki banyak customer dan supplier
membutuhkan kontrol transaksi
membutuhkan approval workflow
memiliki banyak cabang
membutuhkan laporan konsolidasi
ingin mengurangi sistem dan spreadsheet terpisah
ERP terutama berguna ketika tantangan perusahaan bukan hanya accounting, tetapi integrasi seluruh proses bisnis.
Tidak selalu.
Ukuran perusahaan bukan satu-satunya faktor yang menentukan kebutuhan ERP.
Sebuah perusahaan dengan 100 karyawan dapat memiliki proses bisnis yang sangat kompleks.
Sebaliknya, perusahaan dengan jumlah karyawan lebih besar mungkin memiliki proses yang relatif sederhana.
Yang lebih penting adalah kompleksitas proses bisnis.
Beberapa indikatornya antara lain:
jumlah transaksi
jumlah warehouse
jumlah produk
jumlah cabang
jumlah user
kompleksitas approval
proses produksi
kebutuhan integrasi
Semakin kompleks prosesnya, semakin besar kebutuhan terhadap sistem terintegrasi.
Venus ERP membantu perusahaan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu sistem terintegrasi.
Venus ERP dapat digunakan untuk membantu pengelolaan:
Kelola transaksi penjualan mulai dari order hingga proses invoice.
Kelola proses pembelian dan transaksi supplier.
Pantau transaksi dan pergerakan persediaan.
Kelola proses keluar masuk barang dan aktivitas warehouse.
Kelola piutang customer.
Kelola hutang supplier.
Kelola jurnal dan transaksi accounting perusahaan.
Kelola data serta transaksi aset perusahaan.
Kelola proses produksi sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
Dengan integrasi tersebut, transaksi yang terjadi pada satu modul dapat berhubungan dengan proses bisnis lainnya.
Sebelum menggunakan sistem terintegrasi, perusahaan mungkin menghadapi kondisi seperti:
Sales:
“Menurut data kami customer pesan 100 unit.”
Warehouse:
“Yang tersedia hanya 70 unit.”
Purchasing:
“Kami belum mendapatkan informasi bahwa stok harus ditambah.”
Accounting:
“Invoice belum dibuat karena dokumen delivery belum masuk.”
Situasi seperti ini bukan selalu karena kesalahan orang.
Masalahnya dapat berasal dari sistem informasi yang terpisah.
ERP membantu membuat data antar departemen lebih terhubung.
Kesalahan umum adalah menganggap ERP hanya sebagai software accounting dengan fitur tambahan.
Padahal konsep ERP berbeda.
Software accounting berfokus pada:
“Bagaimana transaksi keuangan perusahaan dicatat?”
Sementara ERP berfokus pada:
“Bagaimana seluruh proses bisnis perusahaan saling terhubung?”
Accounting merupakan salah satu bagian dari sistem tersebut.
Sebelum memilih ERP, perusahaan dapat melakukan evaluasi sederhana.
Tanyakan beberapa hal berikut:
Apakah data yang sama sering dimasukkan lebih dari sekali?
Apakah departemen menggunakan banyak spreadsheet berbeda?
Apakah stok sering berbeda antara sistem dan kondisi aktual?
Apakah pembuatan laporan membutuhkan waktu lama?
Apakah accounting harus melakukan banyak rekonsiliasi manual?
Apakah perusahaan memiliki beberapa cabang atau warehouse?
Apakah manajemen sulit mendapatkan laporan secara cepat?
Apakah proses approval masih dilakukan melalui WhatsApp atau dokumen manual?
Apakah software yang digunakan antar departemen tidak saling terhubung?
Jika sebagian besar jawabannya ya, perusahaan dapat mulai mempertimbangkan penggunaan ERP.
Software akuntansi dan ERP sama-sama memiliki fungsi penting, tetapi cakupannya berbeda.
Software akuntansi berfokus pada pencatatan dan pengelolaan transaksi keuangan.
Sedangkan ERP menghubungkan berbagai aktivitas perusahaan seperti sales, purchasing, inventory, warehouse, production, finance, dan accounting dalam satu sistem.
Perusahaan yang masih memiliki proses sederhana mungkin cukup menggunakan software akuntansi.
Namun, ketika bisnis semakin berkembang dan data antar departemen mulai sulit dikendalikan, sistem ERP dapat membantu perusahaan membangun proses yang lebih terintegrasi.
Venus ERP membantu perusahaan menghubungkan proses penjualan, pembelian, inventory, warehouse, finance, accounting, dan proses bisnis lainnya dalam satu sistem.
Jika perusahaan Anda masih menggunakan banyak software atau spreadsheet yang tidak terintegrasi, Venus ERP dapat membantu membangun sistem bisnis yang lebih terpusat dan terstruktur.
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus ERP.
