Kerusakan mesin yang terjadi secara tiba-tiba dapat menjadi masalah besar bagi perusahaan. Selain menghentikan aktivitas operasional, kerusakan tersebut dapat menyebabkan biaya perbaikan meningkat, keterlambatan produksi, hingga menurunkan produktivitas.
Salah satu cara untuk mengurangi risiko tersebut adalah menerapkan preventive maintenance atau pemeliharaan preventif.
Namun, ketika jumlah mesin dan equipment semakin banyak, preventive maintenance yang masih dikelola menggunakan spreadsheet atau pencatatan manual akan semakin sulit dikontrol.
Di sinilah software CMMS (Computerized Maintenance Management System) membantu perusahaan mengelola aktivitas maintenance secara lebih terstruktur dan terintegrasi.
Preventive maintenance adalah kegiatan pemeliharaan yang dilakukan secara terjadwal untuk mencegah kerusakan mesin atau equipment sebelum kerusakan tersebut terjadi.
Berbeda dengan corrective maintenance yang dilakukan setelah mesin mengalami masalah, preventive maintenance dilakukan berdasarkan jadwal tertentu, misalnya:
setiap minggu;
setiap bulan;
setiap 3 bulan;
setiap 1.000 jam operasi;
atau berdasarkan parameter maintenance tertentu.
Aktivitasnya dapat berupa inspeksi kondisi equipment, pembersihan, pelumasan, penggantian komponen, kalibrasi, pengecekan kelistrikan, hingga pemeriksaan keselamatan.
Tujuan utamanya bukan sekadar melakukan maintenance secara rutin, tetapi menjaga equipment tetap berada dalam kondisi operasional yang optimal.
Bayangkan sebuah mesin produksi mengalami kerusakan ketika sedang digunakan.
Tim maintenance harus menghentikan mesin, mencari penyebab kerusakan, memastikan spare part tersedia, melakukan perbaikan, kemudian melakukan pengujian sebelum mesin dapat kembali digunakan.
Downtime tersebut dapat memengaruhi proses operasional lainnya.
Dengan preventive maintenance, perusahaan berusaha menemukan potensi masalah lebih awal sebelum berkembang menjadi kerusakan yang lebih serius.
Beberapa manfaat preventive maintenance antara lain:
Pemeriksaan rutin membantu tim maintenance menemukan indikasi masalah seperti komponen aus, temperatur abnormal, kebocoran, getaran, atau kondisi lainnya sebelum menyebabkan equipment berhenti beroperasi.
Equipment yang mendapatkan perawatan sesuai jadwal cenderung memiliki kondisi yang lebih terjaga.
Perusahaan juga dapat menghindari kerusakan besar yang sebenarnya berasal dari masalah kecil yang terlambat ditangani.
Emergency repair sering kali membutuhkan biaya lebih besar dibandingkan maintenance yang sudah direncanakan.
Selain biaya spare part dan tenaga kerja, perusahaan juga perlu memperhitungkan kerugian akibat downtime.
Preventive maintenance membantu perusahaan merencanakan aktivitas maintenance dan kebutuhan spare part dengan lebih baik.
Equipment yang tidak mendapatkan maintenance dengan baik dapat meningkatkan risiko keselamatan.
Inspeksi dan maintenance berkala membantu memastikan equipment tetap berada dalam kondisi sesuai standar operasional.
Konsep preventive maintenance sebenarnya cukup sederhana.
Masalah mulai muncul ketika perusahaan memiliki puluhan, ratusan, bahkan ribuan equipment yang tersebar di berbagai lokasi.
Tim maintenance harus mengetahui:
Equipment mana yang harus diperiksa hari ini?
Siapa PIC maintenance-nya?
Apa saja pekerjaan yang harus dilakukan?
Apakah spare part tersedia?
Kapan terakhir equipment tersebut diperbaiki?
Apakah maintenance sebelumnya sudah selesai?
Jika seluruh informasi tersebut masih berada di spreadsheet, kertas, grup chat, atau bahkan hanya diketahui oleh masing-masing teknisi, kontrol maintenance menjadi semakin sulit.
Beberapa masalah yang umum terjadi adalah jadwal maintenance terlewat, histori pekerjaan sulit ditemukan, pekerjaan maintenance tidak terdokumentasi dengan baik, hingga manajemen kesulitan mengetahui kondisi maintenance secara keseluruhan.
Software CMMS membuat seluruh proses maintenance dapat dikelola melalui satu sistem.
Tim maintenance tidak lagi hanya mengandalkan spreadsheet atau pengingat manual.
Berikut contoh alurnya.
Setiap mesin, kendaraan, fasilitas, atau equipment dapat memiliki data masing-masing.
Informasinya dapat mencakup identitas equipment, lokasi, kategori, PIC, spesifikasi, histori maintenance, dan informasi pendukung lainnya.
Tim maintenance menentukan jadwal maintenance sesuai kebutuhan masing-masing equipment.
Sebagai contoh:
Pompa A → inspeksi setiap 30 hari
Generator B → maintenance setiap 500 jam operasi
AC Gedung → pemeriksaan setiap 3 bulan
Jadwal tersebut tersimpan dalam sistem sehingga lebih mudah dikontrol.
Ketika jadwal maintenance mendekati waktunya, tim dapat mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan.
Dengan demikian, risiko preventive maintenance terlupakan dapat dikurangi.
Aktivitas maintenance dapat dibuat menjadi work order dan diberikan kepada teknisi atau PIC yang bertanggung jawab.
Work order dapat berisi informasi seperti:
equipment;
lokasi;
jenis pekerjaan;
jadwal pengerjaan;
PIC;
checklist;
spare part;
status pekerjaan.
Teknisi melakukan pekerjaan sesuai work order dan checklist yang tersedia.
Hasil pekerjaan kemudian dicatat sehingga aktivitas maintenance memiliki dokumentasi yang jelas.
Setelah pekerjaan selesai, informasi maintenance menjadi bagian dari histori equipment.
Ketika suatu equipment mengalami masalah di kemudian hari, tim dapat melihat pekerjaan apa saja yang pernah dilakukan sebelumnya.
Salah satu keuntungan menggunakan CMMS adalah perusahaan mulai memiliki data maintenance yang terpusat.
Data tersebut dapat digunakan untuk melihat pola kerusakan dan performa equipment.
Misalnya, sebuah pompa mengalami kerusakan empat kali dalam enam bulan.
Dengan histori maintenance yang terdokumentasi, tim dapat melakukan evaluasi:
Data seperti ini membantu perusahaan mengambil keputusan maintenance berdasarkan histori aktual, bukan hanya berdasarkan perkiraan.
Keduanya memiliki fungsi berbeda.
Preventive maintenance dilakukan sebelum terjadi kerusakan dan bertujuan mengurangi kemungkinan kegagalan equipment.
Sedangkan corrective maintenance dilakukan setelah ditemukan masalah atau kerusakan dan bertujuan mengembalikan equipment ke kondisi operasional.
Perusahaan tetap membutuhkan keduanya.
Namun, jika sebagian besar pekerjaan maintenance selalu berupa emergency corrective maintenance, kondisi tersebut dapat menunjukkan bahwa strategi preventive maintenance perlu dievaluasi.
Software CMMS membantu perusahaan melihat komposisi pekerjaan tersebut melalui data maintenance yang tercatat.
CMMS dapat digunakan pada berbagai industri dan jenis equipment.
Untuk maintenance mesin produksi, conveyor, compressor, motor, pompa, panel listrik, dan equipment lainnya.
Untuk mengelola maintenance AC, lift, genset, pompa, fire protection system, panel listrik, dan fasilitas gedung.
Untuk membantu pengelolaan maintenance fasilitas dan equipment secara terjadwal.
Untuk maintenance alat berat, kendaraan operasional, generator, pompa, dan equipment pendukung operasional site.
Untuk maintenance mesin produksi, boiler, conveyor, sterilizer, pompa, kendaraan, serta berbagai equipment operasional lainnya.
Dengan sistem yang terpusat, perusahaan yang memiliki banyak lokasi juga dapat memonitor aktivitas maintenance dari berbagai site.
Penggunaan CMMS mulai relevan ketika aktivitas maintenance semakin sulit dikendalikan secara manual.
Beberapa tandanya antara lain:
jumlah equipment semakin banyak;
jadwal preventive maintenance sering terlewat;
histori maintenance sulit dicari;
banyak pekerjaan maintenance hanya diketahui melalui chat;
status work order tidak terlihat dengan jelas;
PIC equipment sulit dikontrol;
data spare part tidak terhubung dengan aktivitas maintenance;
perusahaan memiliki banyak gedung atau site;
manajemen membutuhkan laporan maintenance secara berkala.
Semakin kompleks operasional perusahaan, semakin penting memiliki sistem maintenance yang terstruktur.
Venus CMMS membantu perusahaan mengelola aktivitas maintenance dalam satu sistem terintegrasi.
Mulai dari pengelolaan master equipment, preventive maintenance, work order, PIC, histori maintenance, hingga laporan dapat dikelola secara lebih terstruktur.
Dengan data yang terpusat, tim maintenance dapat mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan, pekerjaan yang sedang berjalan, hingga histori maintenance setiap equipment.
Manajemen juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas maintenance di perusahaan.
Preventive maintenance bukan sekadar membuat jadwal servis mesin.
Perusahaan membutuhkan proses yang memastikan jadwal tersebut benar-benar dijalankan, pekerjaan diberikan kepada PIC yang tepat, hasil pekerjaan terdokumentasi, dan histori equipment dapat dianalisis.
Ketika jumlah equipment dan aktivitas maintenance semakin besar, proses manual akan semakin sulit dipertahankan.
Implementasi software CMMS membantu perusahaan mengubah maintenance dari aktivitas yang bersifat reaktif menjadi proses yang lebih terencana, terdokumentasi, dan berbasis data.
Dengan Venus CMMS, perusahaan dapat mengelola preventive maintenance dan aktivitas pemeliharaan equipment melalui sistem yang terintegrasi.
Ingin mengetahui bagaimana Venus CMMS dapat diterapkan pada proses maintenance perusahaan Anda?
Hubungi PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus CMMS.
