Banyak perusahaan memulai pengelolaan maintenance menggunakan Microsoft Excel. Jadwal preventive maintenance dibuat dalam spreadsheet, histori kerusakan dicatat secara manual, daftar spare part disimpan dalam file terpisah, sementara laporan pekerjaan teknisi dikumpulkan dari berbagai dokumen.
Untuk operasional yang masih sederhana, cara ini memang dapat berjalan.
Namun, ketika jumlah mesin bertambah, teknisi semakin banyak, aktivitas maintenance meningkat, dan perusahaan memiliki beberapa area atau lokasi operasional, pengelolaan maintenance menggunakan Excel mulai memiliki keterbatasan.
Pada kondisi tersebut, perusahaan biasanya mulai mempertimbangkan penggunaan CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Lalu, kapan sebenarnya perusahaan perlu beralih dari Excel ke software CMMS?
Artikel ini membahas perbedaan keduanya serta tanda-tanda bahwa proses maintenance perusahaan sudah membutuhkan sistem yang lebih terstruktur.
CMMS atau Computerized Maintenance Management System adalah software yang digunakan untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas maintenance secara terpusat.
Dengan CMMS, perusahaan dapat mengelola:
data mesin dan equipment
preventive maintenance
corrective maintenance
work order
histori kerusakan mesin
aktivitas teknisi
penggunaan spare part
jadwal maintenance
inspeksi equipment
downtime mesin
laporan maintenance
monitoring pekerjaan antar lokasi
Berbeda dengan spreadsheet yang sebagian besar mengandalkan input dan pengelolaan manual, CMMS membantu membangun alur kerja maintenance dalam satu sistem.
Excel bukan alat yang buruk untuk maintenance.
Bahkan, untuk perusahaan dengan jumlah equipment yang sedikit dan proses maintenance yang sederhana, Excel bisa menjadi pilihan yang cukup praktis.
Contohnya, sebuah perusahaan hanya memiliki 10–20 equipment dengan dua teknisi dan jadwal preventive maintenance yang tidak terlalu kompleks.
Tim maintenance mungkin hanya membutuhkan tabel sederhana seperti:
| Equipment | Jadwal Maintenance | PIC | Status |
|---|---|---|---|
| Compressor A | 10 Oktober | Budi | Scheduled |
| Pump B | 15 Oktober | Andi | Completed |
| Generator C | 20 Oktober | Budi | Scheduled |
Pada skala tersebut, spreadsheet masih relatif mudah dikelola.
Masalah biasanya muncul ketika aktivitas maintenance semakin besar.
Semakin banyak mesin dan equipment yang harus dikelola, semakin kompleks pula data maintenance yang harus dipantau.
Setiap equipment dapat memiliki informasi berbeda seperti:
kode equipment
serial number
lokasi
kategori
PIC
jadwal preventive maintenance
histori kerusakan
spare part
manual equipment
vendor
tanggal pembelian
Jika semuanya dikelola melalui beberapa spreadsheet, tim maintenance akan semakin sulit memastikan data selalu konsisten.
CMMS memungkinkan seluruh informasi tersebut disimpan dalam master equipment terpusat.
Dengan demikian, teknisi dan supervisor dapat melihat informasi equipment dari satu sistem.
Salah satu kelemahan pengelolaan maintenance menggunakan spreadsheet adalah jadwal tetap harus dipantau secara manual.
Misalnya terdapat 300 equipment dengan jadwal:
maintenance mingguan
bulanan
tiga bulanan
enam bulanan
tahunan
Supervisor harus memastikan sendiri equipment mana yang sudah mendekati jadwal maintenance.
Jika spreadsheet tidak diperiksa secara rutin, preventive maintenance berpotensi terlambat dilakukan.
CMMS membantu perusahaan membuat jadwal preventive maintenance otomatis.
Ketika jadwal sudah mendekati waktunya, sistem dapat membantu menampilkan pekerjaan yang perlu dilakukan sehingga aktivitas maintenance menjadi lebih terstruktur.
Ketika sebuah mesin mengalami kerusakan berulang, supervisor maintenance perlu mengetahui:
kapan mesin terakhir rusak
masalah apa yang terjadi
siapa yang memperbaiki
tindakan apa yang dilakukan
spare part apa yang diganti
berapa lama downtime terjadi
Jika informasi tersebar di berbagai spreadsheet atau laporan manual, proses analisis menjadi lebih sulit.
Dengan CMMS, setiap aktivitas maintenance dapat dikaitkan dengan equipment terkait.
Sebagai contoh:
Pump P-101
Histori maintenance:
10 Januari
Seal mengalami kebocoran.
15 Maret
Bearing diganti.
20 Mei
Vibration meningkat.
18 Juli
Bearing kembali mengalami kerusakan.
Dari histori tersebut, tim maintenance dapat mulai melihat pola kerusakan mesin.
Data tersebut dapat digunakan untuk membantu menentukan tindakan preventive maupun corrective maintenance berikutnya.
Pada banyak perusahaan, permintaan maintenance masih dilakukan melalui WhatsApp.
Contohnya:
“Pak, mesin packing line 2 bunyi tidak normal. Tolong dicek.”
Pesan tersebut kemudian dikirim ke teknisi.
Masalahnya, proses seperti ini sulit dilacak.
Supervisor mungkin tidak mengetahui:
siapa teknisi yang menangani
kapan pekerjaan mulai dilakukan
apakah pekerjaan sudah selesai
tindakan apa yang dilakukan
komponen apa yang diganti
berapa lama pengerjaannya
Dengan software CMMS, permintaan maintenance dapat diubah menjadi work order.
Work order tersebut dapat mencatat informasi seperti:
equipment
jenis pekerjaan
prioritas
lokasi
PIC teknisi
tanggal permintaan
pekerjaan yang dilakukan
spare part yang digunakan
status pekerjaan
Dengan begitu, setiap aktivitas maintenance memiliki histori yang jelas.
Bayangkan sebuah mesin produksi berhenti karena bearing mengalami kerusakan.
Ketika teknisi akan melakukan penggantian, ternyata stok bearing tersebut sudah habis.
Akibatnya, mesin harus menunggu spare part tersedia sebelum dapat digunakan kembali.
Situasi seperti ini sering terjadi ketika pencatatan spare part tidak terhubung dengan aktivitas maintenance.
Dengan CMMS, perusahaan dapat mengelola informasi spare part seperti:
kode spare part
nama spare part
lokasi penyimpanan
jumlah stok
penggunaan
histori transaksi
minimum stock
Ketika teknisi menggunakan spare part dalam pekerjaan maintenance, penggunaannya dapat dicatat sehingga histori pemakaian lebih mudah ditelusuri.
Jika perusahaan memiliki banyak teknisi, supervisor membutuhkan visibilitas terhadap pekerjaan masing-masing.
Misalnya:
Teknisi A menangani preventive maintenance.
Teknisi B menangani breakdown mesin produksi.
Teknisi C menangani inspeksi equipment.
Teknisi D menangani permintaan maintenance dari departemen lain.
Jika semua aktivitas tersebut hanya dicatat melalui spreadsheet dan WhatsApp, supervisor akan kesulitan mengetahui kondisi pekerjaan secara real-time.
Dengan CMMS, supervisor dapat melihat status work order seperti:
Open
Assigned
In Progress
Completed
Overdue
Hal ini membantu perusahaan melakukan monitoring pekerjaan maintenance dengan lebih terstruktur.
Salah satu masalah terbesar penggunaan Excel adalah proses pembuatan laporan.
Tim maintenance sering harus mengumpulkan data dari beberapa file terlebih dahulu.
Contohnya:
Semua data tersebut kemudian digabungkan kembali untuk membuat laporan bulanan.
Selain memakan waktu, proses manual juga meningkatkan risiko kesalahan pengolahan data.
Dengan CMMS, data aktivitas maintenance sudah tercatat dalam sistem sehingga laporan dapat dibuat berdasarkan data transaksi yang tersedia.
Berikut gambaran sederhananya.
| Aspek | Excel | Software CMMS |
|---|---|---|
| Data equipment | Input manual | Master equipment terpusat |
| Preventive maintenance | Monitoring manual | Jadwal maintenance terstruktur |
| Work order | Dibuat manual | Terintegrasi dalam sistem |
| Histori mesin | Harus dicari di file | Terhubung ke equipment |
| Monitoring teknisi | Terbatas | Status pekerjaan dapat dipantau |
| Spare part | File terpisah | Dapat dikaitkan dengan maintenance |
| Multi-user | Risiko file berbeda | Database terpusat |
| Multi-site | Semakin kompleks | Dapat dikelola dalam satu sistem |
| Reporting | Rekap manual | Berdasarkan data transaksi |
| Audit trail | Terbatas | Riwayat aktivitas lebih mudah dilacak |
Tidak selalu.
Jika perusahaan hanya memiliki sedikit equipment dan aktivitas maintenance masih sederhana, penggunaan spreadsheet mungkin masih mencukupi.
Namun, kebutuhan terhadap software CMMS biasanya mulai meningkat ketika:
jumlah equipment semakin banyak
perusahaan memiliki banyak teknisi
jadwal preventive maintenance semakin kompleks
work order semakin banyak
terdapat beberapa lokasi atau fasilitas
histori maintenance sulit dilacak
spare part sulit dikontrol
laporan maintenance membutuhkan waktu lama
manajemen membutuhkan data maintenance yang lebih cepat
Pada kondisi tersebut, menggunakan sistem maintenance terintegrasi dapat membantu perusahaan mengelola aktivitas dengan lebih terstruktur.
Masalah utama bukan terletak pada Excel itu sendiri.
Masalah muncul ketika kompleksitas operasional sudah lebih besar dibandingkan kemampuan proses manual yang digunakan perusahaan.
Contohnya:
Perusahaan memiliki 1.000 equipment.
Setiap equipment memiliki jadwal preventive maintenance berbeda.
Ada 20 teknisi.
Perusahaan memiliki beberapa facility.
Setiap hari terdapat puluhan work order.
Pada kondisi seperti ini, spreadsheet dapat berkembang menjadi puluhan file yang saling berkaitan.
Akhirnya muncul masalah seperti:
data ganda
file berbeda versi
jadwal maintenance terlewat
histori equipment tidak lengkap
sulit mengetahui pekerjaan teknisi
laporan terlambat
informasi spare part tidak akurat
Di sinilah fungsi CMMS menjadi lebih penting.
CMMS membantu menghubungkan berbagai proses maintenance ke dalam satu alur.
Contoh sederhananya:
Equipment → Maintenance Request → Work Order → Teknisi → Spare Part → Completion → History → Report
Artinya, data tidak lagi berdiri sendiri.
Ketika sebuah equipment mengalami masalah, aktivitas maintenance dapat dicatat mulai dari laporan kerusakan hingga pekerjaan selesai.
Histori tersebut kemudian tetap tersimpan sebagai bagian dari riwayat equipment.
Ketika equipment mengalami masalah kembali, tim maintenance memiliki referensi pekerjaan sebelumnya.
Venus CMMS merupakan software maintenance yang membantu perusahaan mengelola aktivitas maintenance dan equipment secara terintegrasi.
Venus CMMS dapat digunakan untuk membantu mengelola:
Kelola informasi equipment seperti identitas mesin, kategori, lokasi, PIC, serial number, dan informasi pendukung lainnya.
Susun jadwal preventive maintenance secara lebih terstruktur agar aktivitas perawatan tidak hanya bergantung pada pencatatan manual.
Departemen atau pengguna dapat mencatat kebutuhan maintenance ke dalam sistem.
Kelola pekerjaan maintenance mulai dari permintaan, penugasan teknisi, proses pengerjaan hingga penyelesaian pekerjaan.
Pantau PIC dan pekerjaan teknisi berdasarkan aktivitas maintenance yang ditugaskan.
Catat penggunaan spare part pada pekerjaan maintenance dan bantu perusahaan mengelola kebutuhan komponen maintenance.
Simpan histori maintenance setiap equipment agar aktivitas perbaikan dapat ditelusuri kembali.
Pengelolaan data dapat disesuaikan dengan facility, building, PIC, dan otoritas pengguna sesuai kebutuhan perusahaan.
Data maintenance yang tercatat dalam sistem dapat digunakan untuk membantu proses monitoring dan evaluasi maintenance.
Perusahaan tidak harus menunggu sampai proses maintenance menjadi benar-benar bermasalah.
Waktu yang baik untuk mulai mempertimbangkan CMMS adalah ketika tim mulai menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelola administrasi dibandingkan menjalankan dan menganalisis maintenance.
Beberapa indikatornya:
“Jadwal maintenance mulai sulit dikontrol.”
“Data equipment sudah terlalu banyak.”
“Kami sering mencari histori mesin tetapi datanya tersebar.”
“Supervisor sulit mengetahui pekerjaan teknisi.”
“Laporan maintenance harus direkap manual setiap bulan.”
“Kami punya beberapa site dan masing-masing menggunakan file berbeda.”
Jika kondisi tersebut mulai terjadi, perusahaan dapat mengevaluasi apakah proses maintenance sudah membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi.
Excel dapat menjadi alat yang efektif untuk memulai pengelolaan maintenance.
Namun, ketika jumlah equipment, teknisi, jadwal preventive maintenance, work order, spare part, dan lokasi operasional semakin bertambah, proses menggunakan spreadsheet akan semakin kompleks.
CMMS membantu perusahaan memindahkan proses maintenance dari pencatatan manual menuju sistem yang lebih terstruktur dan terintegrasi.
Dengan CMMS, perusahaan dapat mengelola equipment, preventive maintenance, work order, histori kerusakan, teknisi, spare part, dan laporan dalam satu sistem.
Bagi perusahaan yang mulai mengalami kesulitan dalam mengontrol aktivitas maintenance menggunakan spreadsheet, migrasi ke software CMMS dapat menjadi salah satu langkah digitalisasi maintenance.
Venus CMMS membantu perusahaan mengelola preventive maintenance, work order, equipment, teknisi, spare part, dan histori maintenance dalam satu sistem.
Ingin mengetahui bagaimana Venus CMMS dapat diterapkan pada proses maintenance perusahaan Anda?
Hubungi tim PT Sinergi Teknologi Solusindo untuk konsultasi dan demo Venus CMMS.
